Ведение первичной документации в бухгалтерии

Содержание

Что такое первичная документация. Формы и учет

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Первичная документация служит основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры. Эти бланки призваны зафиксировать на бумаге достоверность факта совершения хозяйственной операции, повлекшей изменение экономического положения предприятия. Оформление первички регламентировано законодательством. Каждый шаблон должен соответствовать требованиям Закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Формы и виды первичной документации

Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно.

Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание.

Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.

Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.

Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:

  1. Распорядительный тип – применяются для выдачи указаний и предписаний структурным единицам и персоналу.
  2. Исполнительная разновидность шаблонов используется для отображения операций, которые были совершены в текущем периоде.
  3. Документы для бухгалтерского оформления – их назначение заключается в систематизации всего комплекса событий и обобщении полученных документальных сведений (яркий пример – учетные регистры).

К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:

  • хронологические – все операции в них показываются в строгом соответствии фактической хронологии событий;
  • систематические (пример – кассовая книга);
  • комбинированные;
  • аналитические;
  • синтетические, предполагающие разбивку сумм по обобщенным счетам учета.

Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм. Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.

Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной. Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы. В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.

Классификация первички по стадиям предпринимательства

В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.

  1. Определение условий сделки. Партнеры договариваются, вырабатывая консенсус, который устроит обе стороны. Деньги и товары еще не переходят из рук в руки, услуги пока не оказываются, работы не выполняются, но все уже готово к началу взаимодействия. Результатом этого этапа будут следующие виды первички:
    • договор (возможны различные формы);
    • счет на оплату.
  2. Вознаграждение по сделке. Оплата может быть произведена в различной форме. Этот важный момент фиксируется подтверждающей передачу денег первичкой:
    • если оплата производилась не наличными, то ее подтвердит выписка с расчетного счета, чек платежного терминала и т.п.;
    • если деньги передавались «кэшем», подтверждением послужит кассовый чек, бланк строгой отчетности или квитанция к приходному кассовому ордеру.
  3. Передача товара, оказание услуги, выполнение работы. Она сторона произвела оплату, теперь время и второй стороне выполнить свои обязательства. О том, что она это сделала добросовестно, и у первой стороны нет претензий, будут свидетельствовать следующие первичные документы:
    • накладная (если передавались товары);
    • товарный чек (может выдаваться вместе с кассовым или идти одним документом);
    • акт оказанных услуг (или выполненных работ).

Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.

Контроль, хранение и организация учета первичных документов

Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм.

Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие.

Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:

  1. Приемка.
  2. Первоначальная обработка.
  3. Распределение по типам бланков и их назначению.
  4. Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
  5. Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
  6. Исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.

Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:

  • распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
  • формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.

СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.

Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:

  1. Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
  2. Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
  3. Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).

Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.

Утверждение форм первичной документации

Неунифицированная первичная документация может разрабатываться субъектами хозяйствования самостоятельно. Для таких бланков главным критерием соответствия нормам законодательства является соблюдение стандартов Закона №402-ФЗ в части обязательных реквизитов:

  • наименование документа;
  • дата оформления;
  • сведения о компании, составляющей форму, по которым можно идентифицировать предприятие;
  • содержание отображаемой хозяйственной операции с указанием стоимостной оценки предмета сделки;
  • приведение натуральных измерителей и количественных величин;
  • наличие подписей ответственных должностных лиц (с обязательным указанием их должности и ФИО).

ЗАПОМНИТЕ! Чтобы пользоваться самостоятельно разработанными шаблонами в качестве первичной документации, необходимо утвердить их локальным актом предприятия.

Кассовые и платежные документы относятся к группе строго регламентированных форм. Предприятия своим приказом или любым другим распоряжением не уполномочены убирать из них строки, ячейки, изменять структуру. В неунифицированные шаблоны предприятия могут вносить свои корректировки, добавлять и убирать информационные блоки. При самостоятельной разработке новых форм за основу можно брать типовые образцы.

Для утверждения первички можно вынести ее примеры в отдельное приложение к учетной политике. Второй вариант – для каждого бланка руководитель издает приказ по предприятию. В тексте приказа указывается информация о внедрении в учет новых форм документации, которые должны оформляться по единому шаблону. Сами бланки включаются в приказ в виде самостоятельных приложений.

Если организация собирается пользоваться для отражения отдельных операций типовыми формами, которые рекомендованы соответствующими ведомствами, то эти бланки утверждать внутренними актами не надо. Для фиксации такого решения достаточно сделать запись в учетной политике о применении стандартизированных шаблонов.

При введении в систему документооборота новых форм документов целесообразно утверждать их приказом.

О чем нужно всегда помнить бухгалтеру

Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.

  1. Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

    ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.

  2. Лучше без ошибок, но мелкие недочеты не чреваты. Страшный сон любого бухгалтера – отказ в возмещении НДС по причине неправильных данных в первичных документах. Но если ошибки незначительны, отказ в вычете не должен последовать. Существенность ошибок регламентирует ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Налоговики подтвердили это в Письме от 12 февраля 2015 года № ГД-4-3/2104@). Главное, чтобы представленные данные точно свидетельствовали о факте оплаты и поставки товара (оказании услуги). Так, например, если в товарно-транспортной накладной нет ссылки на договор или не указана масса груза, это недостаток, но не повод отказать в НДС. А вот если отсутствует название и дата составления документа, общая стоимость товара и ряд других обязательных реквизитов, суд может счесть такую сделку нереальной.
  3. Осторожно, фальшивая подпись! Если подписи ответственных лиц на документах сфальсифицированы, либо документ подписан лицом, не имеющим на это полномочий, такая первичка не будет признана инстанциями. Кроме того, очень важно, чтобы подпись была поставлена собственноручно – факсимиле будут недействительными.
  4. Первичка с ошибкой не заменяется. Если, например, счета-фактуры, в которых обнаружена ошибка, можно переписать, издав новый, исправленный документ с такими же реквизитами, то с первичной документацией этот номер не пройдет. Несмотря на то, что иногда суды признают корректировочные документы, лучше все же исправить ошибку по правилам ст. 7 «Закона о бухучете» – внести в документ дату исправления и заверить ее подписями уполномоченных лиц.
  5. Не всегда нужен перевод. Естественно, первичка составляется на государственном языке. Но иногда перевод отдельных слов с иностранного языка оказывается неуместным, например, если это наименование торговой марки или товара.
  6. Электронная первичка – только с ЭЦП. Сегодня не обязательно ограничиваться бумажной формой оформления первичной документации, закон разрешает и электронный носитель. Но он будет приравниваться к бумажному лишь в случае заверения его квалифицированной цифровой подписью. Неквалифицированная ЭЦП дозволяется лишь в отдельных, особо оговоренных особом случаях, и первичка в них не входит.
Читайте также  Обязана ли бухгалтерия выдавать расчетные листы?

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/pervichnaya-dokumentaciya/

Как происходит ведение первичной бухгалтерии

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Бухгалтерский учет – представляет собой сложно организованную систему. На ее основании происходит сбор информации в первичных документах, регистрации и их дальнейший анализ. Т.е. бух.учет – это выражение всех финансово-хозяйственных операций в денежном эквиваленте. Как происходит ведение первичной бухгалтерии вы узнаете из статьи.

Все имеет свою цену

Бухгалтерия позволяет привести все операции к денежному выражению. Например, трудовые отношения, отношения между покупателями и поставщиками, ведение учета рабочего времени, отношения с государством – уплата налогов.

В нем отражается не только проведение таких операций, но и их анализ. То в дальнейшем позволять сделать вывод о платежеспособности и кредитоспособности организации в целом.

И на основании этого устранить слабые стороны финансовой политики и выбрать направление дальнейшего развития.

Важно: основанием для направления дальнейшего развития организации служит ведение первичной бухгалтерии.

Это фундамент, который позволяет собрать всю необходимую информацию.

Первичные документы

Выше мы назвали первичную документацию фундаментом бух.учета на предприятии. Ее также моно сравнить с корнями дерева, из которого в дальнейшем вырастает ствол и веточки – регистры. Листья – это синтетический учет по счетам, который позволяет верно и в полном объеме произвести оценку работы фирмы.

Дадим определение. Первичная документация – это определенный документ четко установленного законодательством образца, заполненный по всем правилам бух.учета, рекомендаций налоговых, банковских, статически и ряда других, заинтересованных в этом органов.

Утверждение первичной документации проходят в органах статистики. Более специализированные и узконаправленные документы – ведомствами по отдельным видам деятельности.

Такая документация позволяет зафиксировать и отследить фин.-хозяйственные операции на предприятии. Т.е. это основа Б/У в отдельных фирмах.

Правила заполнения

Помимо того, что утверждением документов занимаются органы статистики они разработали ряд требований по и заполнению.

Обязательное заполнение:

  • Полное наименование документа (сокращение не допускается);
  • Дата выписывания документа;
  • Полные сведения об организации, которая оформляет документ и к кому предназначен;
  • Полные банковские реквизиты контрагента, если это требуется;
  • Полные сведения о хоз-ной операции, выраженная количественно и денежно;
  • Сведения о сотруднике, которое имеет право заверять документ (должность, подпись, расшифровка);
  • Штамп или печать (мокрая).

Несмотря на то, что вышеприведенные требования являются обязательными к исполнению, в ряде случаев по невнимательности или другим причинам, возможен пропуск одного или нескольких пунктов. Данное нарушение не влечет за собой недействительность ведения первичной бухгалтерии.

Виды первичной документации

Каждой отдельной финансово-хозяйственной операции выписывается определенный документ. Приведем основные из них.

Виды:

  • Счет – для покупателей, в котором указывается наименование товара или услуги, банковские реквизиты поставщика;
  • Платежное поручение – для поставщика от покупателя, подтверждающий факт совершения оплаты, безналичная форма;
  • Квитанция – для покупателя, согласно которому он произвел оплату поставщику за наличные деньги;
  • Банковская выписка – позволяет увидеть движение денежных средств на расчетном счету предприятия за определенный период;
  • Кассовый ордер – позволяет увидеть движение денежных средств в кассе организации;
  • Накладная или универсальные передаточный документы, счет-фактура –подтверждает отгрузку материала или оказание услуги после оплаты. В нем указывается наименование товара, объем и стоимость.
  • Товарно-транспортная накладная – для перевозки материалов от поставщика к покупателю. В нем указывается полное наименование поставщика и покупателя, ИНН, юридический адрес, место откуда и куда везут груз, сведения о перевозчике.
  • Товарный чек – как и товарная накладная, подтверждает отгрузку товара от поставщика покупателю. Обязательно должен иметь дату, номер и зарегистрирован в налоговой инспекции.
  • Авансовый отчет – отчетный документ, подтверждающий на что были истрачены подотчетные средства, выданные сотруднику. Дополнительно к нему прикрепляются на лист А4 кассовые чек, квитанции, договора-заявки, подтверждающие траты.
  • Табель учета рабочего времени – в нем фиксируется количество часов, которые сотрудник отработал в организации за месяц;
  • Расчетная, платежная или расчетно-платежная ведомости – на основании первой происходит начисление заработная платы, а на основании второй – выдача.

Важно: Вышеприведенные документы являются типовыми и строго унифицированными законодательством. Они не могут не вестись по желанию руководителя или как-то изменяться.

Разрешается ввести дополнительную документацию, опираясь на специфику работы.

Исправления в первичной документации

Не всегда удается правильно заполнить бланк. В одних разрешается внести исправления, другие необходимо переписывать. Как происходит исправление приведено далее.

Исправления в первичной документации:

  • В документе нестрогой отчетности исправления не допускаются – следует переписывать полностью заново;
  • В документе строгой отчетности: ошибку перечеркнуть красной чертой по диагонали в одной ячейке и проставить «аннулировано», неправильны бланк обязательно сохранить;
  • Любое исправление: перечеркнуть, сверху написать верный вариант и сделать надпись «исправленному верить», печать и подпись исправившего сотрудника;
  • Никогда не заштриховывайте или не делайте зачеркивающую линию толстой, неверной запись должна быть видна.

Сроки хранения

Сроки хранения у различных бланков отличается. Минимум они должны храниться 5 лет. Например, все документы, связанные с сотрудниками (по заработной плате, уплата налогов, личное дело) должно хранится минимум 75 лет. Это связано с частыми запросами бывших работников для начисления пенсий.

Если вы решили освободить полки от старых документов, по истечении сроков хранения, составьте специальный акт и соберите комиссию по утилизации первичной документации.

Итоги

Итак, мы рассмотрели, как происходит ведение первичной документации. Она является основанием для всей бухгалтерии предприятия. Поэтому к ведению первичной бухгалтерии следует относиться со всей ответственностью и внимательностью.

Документы первичной бухгалтерии являются унифицированными. Их разработкой занимаются органы статистики. Организация не имеет право вносить в них свои изменения. Обязательно заполняется название документа, дата оформления полное наименование контрагента покупателя и поставщика, наименование товара в стоимостном и количественном выражении, подпись уполномоченного лица.

Исправления в первичной документации разрешаются. Для этого неправильную запись следует зачеркнуть и сверху написать верный вариант, приписав «исправленному верить», дату, подпись и печать организации.

Срок хранения первичной документации составляет от 5 лет и больше.

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/buhgalterskij-uchet-obekty-istoriya/vedenie-pervichnoj-buhgalterii.html

Первичные документы в бухучете

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Без первичных документов немыслим бухгалтерский учет. Первичная документация – регистры, в которых находят отражение совершенные хозяйственные операции. Документальное подтверждение этих фактов имеет юридическую силу, исполнитель того или иного действия в конечном итоге несет за него ответственность.

Первичные бухгалтерские документы имеют свою классификацию, позволяющую упорядочить учет и определить степень ответственности исполнителей.

Какая бывает первичная документация

Назначение первичной документации определяет ее классификацию по следующим типам:

  • распорядительная (платежные поручения, доверенности);
  • исполнительная или оправдательная (акты, ведомости выплаты зарплаты).

По типу оформления первичка может быть:

  • бухгалтерской (расчеты, справки) – составляет бухгалтер;
  • комбинированной (авансовые отчеты, расходные кассовые ордера) – составлением и оформлением документов занимается не 1 работник.

Отдельной группой среди всей первичной документации выделяются бланки строгой отчетности: квитанции, билеты, абонементы и т.д. Изготовление, учет и хранение этих бумаг осуществляется в строгом соответствии с требованиями законодательства о БСО.

Первичные документы могут содержать различный объем информации, быть разовыми или накопительными регистрами (пример последних – лимитно-заборные ведомости на топливо). Относительно исполнителя первичка делится на 2 категории:

  • внутренняя, составляемая внутри организации (акты, накладные, кассовые ордера и т.д.);
  • внешняя (счета от поставщика, выписки из банка, счета-фактуры и т.д.).

Первичные учетные регистры могут оформляться на унифицированных или специализированных бланках, этот вопрос обязательно прописывается в Учетной политике хозяйствующего субъекта. Специализированные бланки – документы, форма которых разработана самой организацией для фиксирования узкоспециализированных операций.

Оформление первичных документов происходит по факту свершения хозяйственной операции. Вся представленная в этих регистрах информация обрабатывается и служит исходными данными для составления сводной отчетности.

Состав первичной документации

Существует перечень первичных документов, обязательных к использованию в бухгалтерском учете:

Наименование первичного документа Унифицированная форма
Доверенность М2, М-2а
Акт приемка материалов М-7
Лимитно-заборная карта М-8
Требование-накладная М-11
Накладная на отпуск материалов на сторону М-15
Приходный кассовый ордер КО-1
Расходный кассовый ордер КО-2
Кассовая книга КО-4
Табель учета рабочего времени Т-12
Платежная ведомость Т-53

Перечисленные в таблице документы первичного учета – лишь краткий обзор всех применяющихся в организации. Большинство первичных регистров оформляется на унифицированных бланках, которые утверждены следующими нормативно-правовыми актами

  • Постановление Госкомстата РФ №1 от 05 января 2004г. (учет операций по оплате труда);
  • Постановление Госкомстата РФ № 7 от 21 января 2003г. (учет основных производственных фондов);
  • Постановление Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998г. (кассовые операции);
  • Постановление Госкомстата РФ № 132 от 25 декабря 1998г. (проведение финансовых расчетов с применением ККМ);
  • Постановление Госкомстата № 71-а от 30 октября 1997г. в редакции от 21.01.2003г. (учет труда) и т.д.
Читайте также  Что такое УКД в бухгалтерии?

Информационное письмо Министерства Финансов РФ № ПЗ-10/2012 «Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменяет обязательность ведения всех первичных учетных регистров в организации.

Экономический субъект вправе определять самостоятельно перечень «Обязательные первичные документы», закрепив его в своей Учетной политике.

При заполнении первичных документов бухгалтерского учета необходимо соблюдать аккуратность, а вносимая информация должна быть четкой. Заполнять регистры можно ручным или машинописным способом. В первичке важно отразить следующие моменты:

  • наименование документа, позволяющее его идентифицировать;
  • дата составления;
  • все необходимые реквизиты (наименование экономического объекта, его ИНН, ОГРН или ОГРНИП, подписи уполномоченных лиц и т.д.);
  • расчетные данные прописью и цифрами и др.

Некорректное заполнение первичных бухгалтерских документов становится причиной исключения данной хозяйственной операции из налогооблагаемой базы при проверке контролирующими органами.

Любые исправления в первичке возможны до отражения информации этих регистров в бухгалтерском учете.

Выбор режима налогообложения влияет на состав и полноту бухгалтерского учета в целом и перечень используемых первичных документов – в частности. Индивидуальный предприниматель, выбравший УСН «доходы», должен позаботиться о правильном заполнении Книги учета доходов и расходов (в доходной ее части). Соответственно, данные для КУДиР должны браться из первичных документов:

  • акты выполненных работ, подтверждающие факт оказания услуг покупателям;
  • товарные накладные на передачу продукции.

Оба упомянутые выше документа подтверждают факт свершения операции по реализации продукции или оказанию услуги. Подтверждением же оплаты заказчиком или покупателем становится выписка из расчетного счета, получаемая ИП в банке. При получении от заказчика наличных денежных средств оформляются такие виды первичных документов, как:

  • приходный кассовый ордер;
  • Z-отчет (при использовании ККТ).

Если налогооблагаемой базой ИП на УСНО являются «доходы, уменьшенные на величину расходов», список первичных документов расширяется. Предпринимателю придется фиксировать в хронологическом порядке расходы, уменьшающие доходную часть КУДиР. Обоснованием этих расходов выступают следующие первичные документы:

  • авансовые отчеты;
  • расходные кассовые ордера;
  • акты списания материалов;
  • товарные чеки о приобретении ТМЦ;
  • платежные ведомости для расчета с наемными работниками;
  • прочие документы.

В пункте 1 ст. 346.16 НК РФ прописан перечень расходов, которые ИП имеет право включать в КУДиР для уменьшения облагаемой налогом при УСН базы.

Индивидуальному предпринимателю, который является налогоплательщиком единого налога на вмененный доход, необходимо вести учет тех физических показателей, которые определяют размер налогооблагаемой базы.

Это могут быть наемные работники, квадратные метры площади и т.д. (в зависимости от выбранного вида деятельности).

Причем вести учет этих физических показателей надо в течение всего времени, чтобы в случае их корректировки доказать налоговым органам правильность своих расчетов.

Если ИП уменьшает налогооблагаемую базу на сумму страховых взносов с фонда оплаты труда наемного персонала, необходимо вести первичный учет начисления и выплаты заработной платы этим сотрудникам. Формы первички в этом случае будут следующие:

  • табеля учета рабочего времени;
  • заказы-наряды при сдельной оплате труда;
  • платежные ведомости;
  • листы нетрудоспособности и т.д.

Многие ИП на ЕНВД сохраняют договора с контрагентами на случай встречной налоговой проверки, но эти документы не относятся к разряду первичной документации и носят скорее справочный характер.

Основная система налогообложения – наиболее трудоемкая в учете и требует от бухгалтера знания актуального законодательства не только в сфере бухучета. Если на ОСНО находится ИП, он может не вести бухгалтерский учет в полном объеме, об этом говорит п.

2 статьи 6 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011г. (в редакции от 23 мая 2016г.). Но в этом случае предприниматель должен подробно вести КУДиР в хронологической последовательности.

Первичные документы, информация их которых вносится в Книгу, определяются сферой деятельности бизнесмена:

  • акты оказанных услуг;
  • накладные на продукцию;
  • расходные кассовые ордера;
  • авансовые отчеты;
  • платежные поручения;
  • ведомости и т.д.

Если на ОСНО находится организация, бухгалтер при составлении Учетной политики выбирает необходимые документы первичного учета и использует данный список в своей каждодневной работе.

Все коммерческие компании на основании закона №402-ФЗ обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме.

Первичной документации в данном случае являются все оправдательные документы, подтверждающие совершение той или иной хозяйственной операции.

Источник: http://nebopro.ru/blog/pervichnye-dokumenty-v-buxuchete/

Что такое первичные документы в бухгалтерском учете — виды и перечень «первички»

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Первичные документы бухгалтерского отчета – важнейшее звено в документообороте любой компании. Без них не получится не только правильно посчитать все приходы-расходы и поступления, но и правильно посчитать (а тем более – подтвердить налоговой) отчисления в налоговую инспекцию. Какой бывает «первичка» и какие требования к ней предъявляются? Давайте разбираться.

Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.

Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.

Первичные документы должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.

И стоит помнить, что такие оттягивания очень не рекомендуются и позволяются только в исключительных ситуациях.

Что такое «первичка»

Таким типом документов называются те, которые подтверждают уже осуществленные действия хозяйственного характера. Например, покупку нового токарного станка. Без первичной документации, способной подтвердить то или иное действие, невозможно занести расход/доход или поступление чего-либо в книгу учета.

Первичные документы могут быть и электронными, и бумажными – разницы нет. Единственная особенность такого электронного документооборота: для подтверждения необходима электронная подпись. Впрочем, некоторые предприятия могут ограничивать использование цифровых возможностей. По условию договора или в некоторых случаях, регулируемых законом, можно требовать предоставления только бумажной «первички».

В первичном документе бухгалтерского учета обязательно должна быть вся необходимая информация для учета хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть проблемы, связанные с налоговой. Если не получится подтвердить какой-либо расход или доход – сумма вычетов может увеличиться.

Такой документ – доказательство того факта, что в хозяйстве организации было совершено какое-либо действие, повлиявшее на экономическое состояние.

Перечень документов бухгалтерского учета

Интересно, что законодательством не регламентируются конкретные документы, поэтому можно выбирать из множества приемлемых вариантов. Это позволит отрегулировать удобство ведения отчетности. Но какая «первичка» вообще бывает?

  1. Договор. Содержит конкретные условия хозяйственной сделки. В нем перечислены все финансовые нюансы и ответственность всех задействованных сторон за выполнение.
  2. Товарная накладная. Перечисление всех оказанных услуг или передаваемых товаров. Сохраняется у каждого участника сделки – нужно будет сделать копии.
  3. Акт приема-передачи. Подтверждает, что услуга была выполнена в полном объеме, а ее качество удовлетворяет оговоренному. Этот акт подтверждает прием выполненной работы и, соответственно, полное одобрение заказчика.
  4. Акт приема-передачи № ОС-1. В отличие от предыдущего документа, используется в фиксации мероприятий с вводом-выводом основных средств.
  5. Счет. Подтверждение готовности оплатить товар или услугу. В счете могут быть перечислены дополнительные условия и прайс на предоставляемые услуги. Также этот документ позволяет вернуть деньги.
  6. Расчетная ведомость. Используется при решении хозяйственных задач, связанных с персоналом. То есть в этих ведомостях учитываются все ситуации по оплате труда. В расчетную ведомость необходимо включать не только, собственно, зарплату. Но и все премии, сверхурочные, стимулирующие и прочие денежные «вливания» в работника.
  7. Кассовые документы. Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.

Порядок расчета отпускных в 2018 году, пример расчёта

Естественно, все эти документы оформляются по-разному в зависимости от установленных правил и порядков. Основные правила определены, и их необходимо придерживаться при создании первички.

Классификация документов «первички»

Существует несколько способов разделения бухгалтерской документации по категориям. Это заметно упрощает определение и непосредственно документооборот Группировка происходит по определенным принципам и особенностям.

Итак, первичные документы подразделяются:

  1. По назначению. Выделяются распорядительные – доверенности и платежные поручения; исполнительные/оправдательные – платежные ведомости и акты выполненных работ; документы бухгалтерского оформления – ведомости, расчеты и справки; комбинированные – кассовые ордеры, авансовые отчеты и требования; и бланки строгой отчетности – абонементы, квитанционные книжки и так далее.
  2. По объему содержания данных. Включены собственно первичные документы – кассовые ордеры и чеки; и сводные первичные документы – кассовые отчеты за определенный период и ведомости.
  3. По способу отражения хозяйственных операций. Выделяются разовые – кассовые отчеты; и накопительные – ведомости и лимитно-заборные карты.
  4. По месту составления. Разделены на внутренние (все, оформляемые организацией) и внешние (полученные от поставщиков, аутсорсеров и так далее).

Эта исчерпывающая классификация отражает практически все первичные документы, с которыми может столкнуться бухгалтерия при оформлении отчетности.

Учетные регистры для первички

Каждый поступивший в бухгалтерию первичный документ должен быть поставлен на учет. Поэтому существуют специальные учетные регистры. Это специальные счетные таблицы, сделанные по определенной форме. Они необходимы, чтобы собрать информацию о хозяйственных операциях на счетах и не запутаться в куче справок, накладных и так далее.

Учетные регистры бывают разные. Как правило, их подразделяют на следующие категории:

  1. По назначению. Сюда входят хронологические (записываются документы по мере их появления), систематические (первичка записывается с учетом ее группировочных признаков). Комбинация этих двух типов называется синхронистическими регистрами – в идеале именно их и должна делать бухгалтерия.
  2. По обобщению данных. В эту категорию попадают интегрированные (от частного к общему) и дифференцированные (от общего к частному) регистры.
  3. По внешнему виду. Все очень просто – разделяются по физической форме регистра. Он может быть в виде карточки, книжки, электронного носителя и так далее.

Правильное ведение учетных регистров заметно упростит задачу и предохранит от множества проблем.

Требования к первичной документации

Поскольку первичка является важной частью бухгалтерского документооборота, необходимо внимательнейшим образом относиться к ее ведению и заполнению. Существуют определенные требования, нормы и стандарты, которых придется придерживаться.

Читайте также  Что такое раздельный учет в бухгалтерии?

Как оплатить кредит за другого человека?

Что должно быть в первичке

Первичные бухгалтерские документы должны создаваться по определенным стандартам, чтобы налоговая без проблем приняла их, и в дальнейшем ни у кого не возникало проблем. Поэтому в первичке обязательно нужно указать следующую информацию:

  1. Название конкретного документа.
  2. Дата составления.
  3. Название субъекта, который (или от имени которого) проводится то или иное действие.
  4. В чем суть хозяйственной операции.
  5. Измерители хозяйственной операции. Бывают денежные либо натуральные. Если натуральные – надо указать, чем измеряется.
  6. Лица, ответственные за правильное проведение операции и подготовку документов по ней. Обязательно указывать должности.
  7. Подписи фигурантов, их ФИО и другой информации, которая поможет идентифицировать их.

Наличие всех этих данных необходимо не только для подтверждения, что операция действительно проводилась. Информация, указанная в документе, позволит в случае необходимости сверить все показатели, обратиться к действующим лицам и уточнить некоторые моменты.

Правила оформления первичной документации

Важно помнить, что при создании подобных документов недостаточно просто учесть данные, которые она должна нести. Нормами установлены определенные правила ведения и создания таких бумаг. Если они будут нарушены, или у налоговых инспекторов возникнут сомнения – придется не просто переделать документ, но и заплатить крупный штраф. Особенно если нарушение – не первое.

Итак, каких рекомендаций необходимо придерживаться, чтобы не вызвать гнев налоговой:

  1. Писать строго без ошибок (в том числе и пунктуационных) и помарок. Не допускать опечатки в электронных документах.
  2. Использовать можно любые ручки. Но желательно подобрать такие, которые не будут мазать при написании – это разведет грязь на бумаге, что недопустимо.
  3. Составлять документы нужно уже в случае предположений, что какая-то хозяйственная операция будет произведена. В крайнем случае (что очень не рекомендуется) можно составить и оформить первичку сразу после операции.
  4. Абсолютно все расчетные данные, представленные в цифровой форме, необходимо дублировать прописью.
  5. Если каких-то данных для заполнения реквизитов в бланке первички нет, необходимо поставить там прочерк. Пустые строки оставлять категорически запрещено.

Важно помнить, что чем ответственней бухгалтер будет относиться к заполнению первичных документов, тем меньше в будущем у организации будет проблем.

Что делать, если ошибка уже допущена?

В ситуации, когда необходимо подправить тот или иной первичный документ, необходимо знать, что можно и нельзя делать. Итак, при исправлении ошибок можно:

  1. Зачеркнуть неверные данные и указать правильные рядом. Обязательно поставить подпись человека, который поправил информацию, а также указание «Исправленному верить» и конкретная дата, когда была внесена правка.
  2. Сделать дополнительные записи. Применяется, если суммарные значения сделок были оформлены, но в результате оказались несколько выше. В таком случае необходимо остатки записать в новый документ и учесть их в текущем либо следующем отчетном периоде.
  3. Провести сторнирование. То есть исправить запись с применением отрицательных значений: прописать неверные данные красной пастой, после чего указать рядом правильные.

Курс доллара США к рублю в СССР

Ни в коем случае не используйте корректор! Он запрещен, и за его применение налоговая будет жестко наказывать нарушителя.

Также недопустимы заметные исправления, «грязь» и мажущие ручки. Вся документация должна быть оформлена предельно аккуратно.

Длительность хранения первички

Согласно статье 29 402-ФЗ, все необходимые документы должны храниться у экономического субъекта. Он обязан обеспечивать их сохранность в течение минимум пяти лет после окончания отчетного года. Это же подтверждается приказом Минкультуры РФ №558 (от 25.08.2010).

Налоговые инспекторы могут в любой момент запросить документы за указанный период. И организация будет обязана их предоставить. Кроме того, можно хранить документацию и дольше – в случае определенных обстоятельств она станет хорошим доказательством в суде.

Источник: https://bankstoday.net/last-articles/pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta-vidy-klassifikatsiya-trebovaniya

Первичные документы бухгалтерского учета — это какие документы

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Начинающим предпринимателям важно разобраться в том, что такое первичная документация в бухгалтерии.

Первичные документы так важны потому, что напрямую связаны с налоговыми обязательствами и определением выручки и чистой прибыли компании. Однако есть проблема — единого готового списка такой документации нет.

Рассказываем, какие документы могут быть первичными, кто определяет их перечень в компании и какие требования к ним предъявляются.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйственные процессы и сделки, приносящие экономический результат (прибыль или убытки), составляют основу деятельности любого коммерческого предприятия.

Вне зависимости от масштаба бизнеса им требуется соответствующее документальное оформление.

И предприниматель без наемного персонала, и огромная компания с тысячей сотрудников, проводят такие операции и заполняют акты, отчёты, договоры по ним — разница только в объёмах документооборота.

Документы, которые описывают основные аспекты экономических процессов предприятия, называются первичными (пункт 1 статья 9 402-ФЗ). Примечательно, что универсального списка таких актов отечественное законодательство не предусматривает.

Любой субъект предпринимательства наделён правом самостоятельно решать, какие первичные бухгалтерские документы будут использоваться в текущей работе и отчётности. Формы бланков утверждаются приказами руководителя и закрепляются в учётной политике компании.

Пусть единого списка нет, зато есть требования к обязательным данным в первичных учётных документах (пункт 2 статья 9 402-ФЗ):

  • название;
  • дата оформления;
  • название компании-составителя;
  • суть факта или сделки;
  • величина натурального или денежного измерения операции;
  • должность лица, совершившего сделку;
  • подписи ответственных участников операции с расшифровками.

К первичным в бухгалтерии относятся все документы, которые описывают операции с экономическим эффектом

Первичные документы готовят по ходу рабочего процесса или непосредственно после него (если оформить во время невозможно по объективным обстоятельствам). Могут оформляться как в бумажном, так и в цифровом виде (при наличии у руководителя квалифицированной цифровой подписи). Большинство современных компаний дублируют бумажный и электронный вариант, потому что не в полной мере доверяют компьютерной версии.

Если при оформлении случилась ошибка, допускается исправить её, а не готовить документ заново (пункт 7 статьи 9 402-ФЗ).

Список первичной документации определяется спецификой предприятия. В большинстве случаев в список документов входят товарные накладные, акты приёмки, расчётно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордеры.

Ведение первичной документации в бухгалтерии — что это такое? Это деятельность по составлению и оформлению первичной документации в организации. В небольших фирмах этим занимается руководитель, а при масштабных объёмах работы — штатный бухгалтер с профильным образованием.

Виды первичных документов

Первичные документы бухгалтерского учета — это какие документы? Из федерального закона прямо следует, что организация самостоятельно решает, с помощью каких бумаг вести учёт. Однако на практике в большинстве случаев это один и тот же набор документов:

  1. Товарная накладная. Содержит полные перечень поставленных товаров и услуг, их отдельную и общую стоимость, дату поставки. Обычно составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у поставщика.
  2. ТТН или товарно-транспортная накладная. Используется при учёте транспортировки материальных ценностей и расчётов за их перевозку.
  3. Счета. Выставляются по факту продажи и завершения услуги, конкретизируют их цену.
  4. Акты приема-передачи или акт выполненных работ. Служат доказательством, что товар поставлен и принят заказчиком. Основание для перечисления денег поставщику. Могут быть доказательством выполнения обязательств в спорной ситуации или в суде.
  5. Расчётные ведомости. Сопровождают оплату труда работников компании.
  6. Приходные и расходные кассовые ордера.
  7. Кассовая книга.
  8. Авансовый отчёт. Подтверждает целевое расходование заранее выданных работнику средств (авансом).
  9. Акт зачёта взаимных требований. Помогает при возвращении входящего НДС.
  10. Бухгалтерская справка об исправлении ошибки. Универсальный документ, который помогает не только придать законную силу исправлениям в других актах, но и помогает оформить проводки, для которых нет типовых форм.

Договоры и контракты с контрагентами не входят к число первичной документации. В них указываются все условия сделок, стоимость продукции или услуг, сроки и порядок выплат. Это недостаточно конкретная информация для учёта. К тому же предусмотреть унифицированную форму для них почти невозможно: каждый контрагент будет требовать отдельных условий сотрудничества.

https://www.youtube.com/watch?v=yju7BzFSoqM

Акт сверки тоже не является первичным. Это необязательный документ предназначен для уточнения поставок и их оплаты, помогает сторонам проверить, все ли заранее установленные условия выполнены. Никаких ценных или новых сведений для бухгалтерского учёта в подобном акте нет.

Организация сама определяет, какие документы будут для неё первичными и утверждает их бланки внутренними приказами.

В организациях самостоятельно решают, каким будет перечень первичных документов

Требования к ведению первичной бухгалтерской документации

  1. При работе с бухгалтерской документацией необходимо руководствоваться нормами федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

    К наиболее важным правилам относятся следующие:

  2. Допускается писать от руки шариковой или гелевой ручкой, а также оформлять все документы на компьютере, в том числе исключительно в цифровом виде. Запрещён только карандаш.
  3. Документы следует оформлять до или во время проведения сделок. После — только в крайних случаях.

  4. Документацию оформляют в порядке совершения операций.
  5. Числовые данные записывают в 2 вариантах — цифрами и прописью.
  6. Пустых строк к такой документации нет. Если данных нет или они не предусматриваются текущей сделкой, ставят прочерк.
  7. Документы можно исправлять.

    Рядом с исправлением указывают дату и ставят подпись уполномоченного сотрудника.

  8. Такие документы всегда подписывает руководитель организации или его уполномоченный представитель. Подписи сопровождаются указанием должности и расшифровкой.

  9. Руководитель может издать отдельный приказ, где утвердить список лиц с правом подписи первичных документов. Эта несложная процедура существенно упростит документооборот.

При приёме в организацию чужих первичных документов, обязательно проводится их обработка. Проверятся как правильность заполнения, так и фактические ошибки. Все неточности лучше выявить на первом этапе.

Пример — организация отправляет товарную накладную с некорректно указанной суммой. Её контрагент не проверяет данные и вносит ошибочную сумму на счёт партнёра. Когда ошибка выясняется, необходимо составить несколько новых бумаг и вернуть излишне выплаченную сумму. Это лишняя работа, которую можно было предотвратить простой сверкой.

Знание этих норм и требований поможет избежать ошибок при учёте и документов, а также предотвратит претензии контролирующих органов.

Заключение

Первичная документация в бухгалтерии используется для оформления всех операций и сделок с экономическим эффектом. Она помогает организации контролировать финансовые потоки, а также отчитываться без налоговой службой. Универсального списка первичных документов нет — каждая организация вправе утвердить собственный набор и разработать бланки для него.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/finansy/buhgalteriya/pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta-eto-kakie-dokumenty.html