Учетные документы применяемые для оформления операций

Виды и формы документов первичного учета

Учетные документы применяемые для оформления операций

Первичными документами принято считать те документы, которые применяются для оформления определенных хозяйственных операций. В соответствии с бухгалтерским законодательством факты хозяйственной деятельности могут быть отражены на счетах бухгалтерского учета только на основании первичной документации.

Определение 1

Первичный документ бухгалтерского учета – это документальное доказательство, подтверждающее осуществление хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Классификация первичных документов

Существует несколько значимых критериев классификации первичных документов.

Рассмотрим основных из них:

  1. Назначение первичных документов. В соответствии с ним первичные документы делятся на:

    • распорядительные, то есть содержащие приказ о совершении какой-либо хозяйственной операции (например, приказ о направлении работника в командировку, содержащий распоряжение о выдаче ему аванса на командировочные расходы);
    • оправдательные, то есть свидетельствующие о совершении хозяйственной операции и выступающие основанием для формирования бухгалтерских проводок (например, авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы подотчетного лица);
    • документы бухгалтерского оформления, то есть документы, применяемые для оформления тех операций, по которым не существует определенных форм первичных документов (например, справка-расчет о распределении общехозяйственных расходов);
    • комбинированные, то есть совмещающие функции распорядительных и оправдательных документов (например, расходный кассовый ордер, который одновременно после подписания его руководителем и главным бухгалтером является распоряжением для кассира о выдаче денежных средств, а после подписания кассиром и получателем средств – оправданием выдачи наличных денежных средств из кассы).
  2. хозяйственной операции. В соответствии с эти критерием первичные документы делятся на:

    • материальные, то есть отражающие факты наличия и движения ценностей организации – основных средств, материально-производственных запасов и т.д. (например, приходный ордер, которым оформляется поступление материалов в организацию);
    • денежные, то есть отражающие факты наличия и движения денежных средств в кассе и на счетах организации в банке (например, приходный кассовый ордер, применяемый для оприходования в кассу наличных денежных средств);
    • расчетные, то есть отражающие операции расчетов организации с ее контрагентами (поставщиками, покупателями, дебиторами, кредиторами) и различными органами (налоговыми органами, фондами);
  3. Место составления документа. В зависимости от него первичные документы делятся на:

    • внутренние, то есть составляемые в организации (например, расходный кассовый ордер);
    • внешние, то есть поступающие в организацию со стороны (от поставщиков, покупателей и так далее) (например, счет-фактура, выставленный поставщиком).
  4. Способ отражения хозяйственной операции. По этому показателю первичные документы делятся на:

    • разовые, то есть применяемые для отражения отдельной хозяйственной операции один раз (например, платежное поручение);
    • накопительные, то есть составляемые за определенный период времени на однородные операции (например, лимитно-заборная карта).
  5. Порядок оформления документов. В зависимости от него первичные документы делятся на:

    • заполненные вручную;
    • оформленные с помощью специализированных автоматизированных бухгалтерских программ.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Формы первичных документов

Форма первичного документа представляет собой совокупность определенных реквизитов, расположенных в определенном порядке, формирующем структуру документа.

Различают следующие формы первичных документов.

Унифицированные формы первичной документации. Эти формы были разработаны и утверждены Государственным Комитетом статистики России в конце двадцатого века. В настоящее время (с 1 января 2013 года) применение унифицированных документов не обязательно, однако на практике большинство хозяйствующих субъектов продолжает их применение. Это обусловлено несколькими причинами:

  • во-первых, унифицированные формы документации не требуют дополнительных затрат на их использование;
  • во-вторых, унифицированные формы документации облегчают взаимодействие с контрагентами, зачастую тоже использующими те же формы;
  • в-третьих, унифицированные формы документации реализуются практически во всех автоматизированных бухгалтерских продуктах.

В связи с необязательностью применения решение об использовании унифицированных форм необходимо закрепить в положениях учетной политики или же оформить отдельный распорядительный документ.

Альтернативой унифицированным формам первичной документации являются самостоятельно разрабатываемые организациями формы документов. Этот процесс является трудоемким и требует определенных средств, однако может применяться крупными предприятиями, если специфические особенности их деятельности требуют нестандартных форм первичной документации.

При разработке собственных форм первичных документов необходимо соблюдать принципы рациональности и полноты отражения в них хозяйственных операций, а также обеспечить наличие в них обязательных реквизитов, предусмотренных бухгалтерским законодательством (наименование и дата документа, наименование организации и так далее).

Преимуществом применения указанных форм первичной документации, как уже отмечалось, является возможность учесть в ней все специфические потребности организации, недостатком – затраты труда и времени на разработку.

Замечание 1

Самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации должны утверждаться как приложения к учетной политике или отдельным распорядительным документом.

Самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации перед их утверждением должны быть подвергнуты тщательной проверке, поскольку нехватка в них обязательных реквизитов может стать основанием для признания в бухгалтерском учете со стороны контролирующих органов.

Читайте также  Заявление на оформление ИНН иностранному гражданину

Замечание 2

Как промежуточный вариант могут использоваться модифицированные с учетом особенностей деятельности организации, унифицированные документы.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/vidy_i_formy_dokumentov_pervichnogo_ucheta/

Первичные учетные документы: форма имеет значение

Учетные документы применяемые для оформления операций

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов.

То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней».

Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов.

Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления. Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9).

При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее выплата и т.д.

Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

  • от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
  • от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

  • занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее.

Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

  • использование унифицированных форм первичных документов;
  • использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
  • возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе.

При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата).

Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Читайте также  Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставление и оформление

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

  • полностью самостоятельно разработанная форма;
  • форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации.

Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен

Источник: http://buh-aktiv.ru/pervichnye-uchetnye-dokumenty-forma-imeet-znachenie/

Оформление первичных документов бухгалтерского учета. в 2019 году

Учетные документы применяемые для оформления операций

> бухучет > Оформление первичных документов бухгалтерского учета. в 2019 году

Каждая хозяйственная операция на предприятии сопровождается заполнением первичных бухгалтерских документов, которые впоследствии будут являться бланками, подтверждающими факт совершения операции. Эти документы по-другому еще можно назвать оправдательными.

Также на предприятии присутствует и другая группа документов – это распорядительные: всевозможные приказы, распоряжения руководителей.

К оформлению первичных учетных бухгалтерских документов нужно относиться очень внимательно. Для того чтобы в будущем избежать проблем с проверяющими органами, нужно следить за тем, чтобы все бланки, формы были правильно составлены, необходимые строки заполнены, в нужных местах стояли подписи и печати.

Бланки могут иметь свободную форму, а могут иметь и типовую. Типовые формы первичных учетных документов разработаны Госкомстатом России, это, так называемые, унифицированные формы.

Унифицированные формы имеют обязательный набор реквизитов, изменять состав которых не разрешается. Если все же вам нужно что-то изменить в типовой форме, то эти изменения утверждаются приказом или распоряжением руководителя. Причем удалять уже существующие строки и реквизиты нельзя, можно лишь их добавить.

Как правило, если для какой-то хозяйственной операции существует типовая форма, то она и используется для оформления. Если же унифицированная форма не утверждена, то организация самостоятельно разрабатывает необходимый бланк. Свободная форма не значит, что вы можете оформлять документ, как вздумается. Любой бланк должен содержать обязательный набор реквизитов, без которых он становится  не действительным.

Обязательные реквизиты первичных документов

В числе обязательных реквизитов первичных документов значатся

  • наименование;
  • наименование и необходимые реквизиты организации;
  • дата составления;
  • номер;
  • наименование хозяйственной операции, ее содержание:
  • денежные и натуральные измерители, количественные показатели;
  • подписи и печати сторон.

Исправление

Заполнять первичные документы в бухгалтерском учете нужно внимательно, если вдруг допущена какая-то ошибка, то ее можно исправить, аккуратно зачеркнув и написав верную информацию, рядом нужно написать «исправлено и согласовано с лицами, составившими бланк», указать дату изменений и поставить свою подпись.

Некоторые формы вообще нельзя исправлять, это, в первую очередь, относится к денежным документам: кассовые и банковские бланки, чеки.

Если, например, в приходном кассовом ордере при приеме наличных средств допущена ошибка, то никаких исправлений вносить не нужно, берется новый бланк приходника и заполняется заново.

: как правильно исправлять

Как правильно исправить документ, можно узнать из следующего видео:

Говоря о первичных бухгалтерских документах, стоит отметить, что подписывать их может только определенный круг лиц. Прежде всего, это руководитель организации, кроме этого правом подписи могут обладать работники предприятия, на которых составлена доверенность на право подписи.

Круглая печать организации может ставиться только на подпись руководителя, если документ подписывает иное лицо, то указывается номер и дата доверенности, на основании которой он имеет право заверить данный бланк.

Обработка

Когда к вам в руки поступают документ, первое, что нужно сделать – это проверить правильность его оформления. Посмотреть, все ли строки заполнены, имеются ли в наличии все обязательные реквизиты, правильно ли посчитаны суммы, есть ли подписи ответственных лиц, стоит ли печать.

Вторым шагом будет регистрация бланка в журнале регистрации этих документов. Например, если это расходный кассовый ордер, то сведения о нем заносятся в журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров форма КО-3, образец которого можно посмотреть здесь.

Затем документ подшивается в подходящую папку, в которой он будет храниться до того момента, пока не отправится в архив.

Срок хранения первичных документов на предприятии регламентируется архивным законодательством, в частности Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Читайте также  Оформление ввода в эксплуатацию основных средств

В процессе разбора той или иной темы мы будем встречать различные бланки первичных документов бухгалтерского учета и на конкретных примерах будем разбирать их заполнение.

Далее будем разбираться с бланками строгой отчетности – что это, для чего и где их брать – читать далее.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://buhland.ru/oformlenie-pervichnyx-dokumentov-buxgalterskogo-ucheta/

Первичные учетные документы

Учетные документы применяемые для оформления операций

Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции.

Систематизированные данные из них переносятся в регистры и журналы бухгалтерского учета, которые составляют основу для формирования отчетности.

Используются в практике те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утверждается учетной политикой. Рекомендуемые для применения на практике бланки приведены в постановлениях Государственного комитета статистики:

  • № 1 от 05.01.2004;
  • № 71-а от 30 октября 1997;
  • № 88 от 18 августа 1998;
  • № 132 от 25 декабря 1998;
  • № 100 от 11 ноября 1999;
  • № 7 от 21 января.2003.

Первичные бухгалтерские документы кассового типа должны быть идентичны унифицированным формам, остальные бланки предприятиям разрешается видоизменять.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. В первую категорию входят счета от контрагентов с платежными требованиями, ко второй группе причисляются авансовые отчеты, накладные и кассовые ордера.

Формы первичных учетных документов могут классифицироваться как:

  • распорядительный тип (доверенность, приказ);
  • исполнительные (акт);
  • бухгалтерского оформления (талоны, справки).

Виды первичных документов по критерию объема содержащихся в них сведений подразделяются на сводные первичные и простые первичные.

Что относится к первичной бухгалтерской документации?

С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета. Что относится к первичным документам для отражения операций с активами из числа основных средств:

  1. Форма ОС-1, представляющая собой Акт приемки-передачи.
  2. Форма ОС-1а, применяемая для фиксации факта поступления и выбытия активов в виде зданий и капитального типа сооружений.
  3. Форма ОС-4, без которой невозможно показать списание актива.
  4. Инвентарные карточки.
  5. Инвентаризационные описи двух разновидностей – для основных средств (ИНВ-1) с нематериальными активами (ИНВ-1а).

Что относится к первичным документам бухгалтерского учета в кадровом делопроизводстве:

  • в момент оформления начала трудовых отношений с конкретным сотрудником главным первичным бланком будет приказ, фиксирующий прием на работу, по форме Т-1;
  • обязательно ведутся личные карточки работников формы Т-2;
  • трудоустройство работников ведется в соответствии с сеткой должностей, установленной штатным расписанием по форме Т-3;
  • первичные учетные документы в виде графиков отпусков (бланк Т-7);
  • приказы о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха, составляются на основе бланка Т-6;
  • при увольнении составляются такие первичные учетные документы бухгалтерского учета, как приказы по формам Т-8 или Т-8а.

Список первичных документов в сфере начисления и выплаты заработка персоналу состоит из:

  • бланков для табелированного учета отработанного времени (формы для ручного и автоматизированного заполнения Т-12 и Т-13);
  • несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49 и Т-53);
  • лицевых счетов (бланк документа Т-54).

Первичные документы бухгалтерского учета – перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков:

  1. Форма КО-1, именуемая приходным кассовым ордером. Бланк заполняется на листе бумаги формата А5.
  2. Форма КО-2, представляющая собой расходный кассовый ордер, который распечатывается на бумажном носителе размера А5.
  3. Форма КО-3, в которой регистрируются приходная и расходная документация.
  4. Первичные документы в бухгалтерии форм КО-4 (пронумерованная, прошитая нитками и скрепленная оттиском печати кассовая книга) и КО-5 (книга для отражения денежных ресурсов, принятых и выданных кассиром).

К первичной документации можно отнести договоры, накладные, счета, акты, доверенности, товарные чеки, лимитно-заборные карты (бланки форм М-8), требования-накладные (М-11). Счет-фактура, вопреки распространенному мнению, не относится к разряду первичных документов – такой вывод содержится в письме Минфина № 03-03-06/1/392, датированном 25 июня 2007 г.

Первичные бухгалтерские документы – перечень обязательных реквизитов

В утверждаемый учетной политикой перечень первичных документов могут входить только те бланки, которые содержат обязательные реквизиты:

  • полное наименование документа;
  • дата оформления специалистом;
  • сведения о фирме, создающей данный документ;
  • первичка должна отражать суть содержания произведенной операции;
  • измерители натуральной и денежной разновидности для оценки события в хозяйственной жизни организации;
  • все первичные учетные документы имеют числовые характеристики для товарной продукции;
  • информация о том, кто из сотрудников компании составил документ, кто несет ответственность за достоверность указанных в нем данных;
  • первичные учетные документов бухгалтерского учета, перечень которых используется в компании, в обязательном порядке должны подписывать ответственные лица.

Важная особенность – если бланк документа заполняется в электронном формате, он подкрепляется электронной подписью должностных лиц, за которыми закреплена обязанность ведения первички. Все первичные документы бухгалтерского учета, перечень которых сформирован главным бухгалтером и утвержден руководством компании, обладают юридической силой. 

Источник: https://spmag.ru/articles/pervichnye-uchetnye-dokumenty