Порядок оформления РКО

Содержание

Оформление кассовых документов: ПКО, РКО, кассовая книга — Бух учет

Порядок оформления РКО

Кассовые документы должны оформлять все организации, включая малые предприятия, а вот ИП могут не составлять кассовую книгу, оформлять ПКО и РКО. Правильное и своевременное оформление кассовых документов — это обязанность каждой организации.

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…»

При поступлении наличных денежных средств в кассу оформляется приходный кассовый ордер (ПКО) по форме №КО-1 в одном экземпляре. Квитанция ПКО выдается вносителю денег в кассу.

При поступлении наличной выручки от граждан или организаций выдается чек ККТ, ПКО составляется на всю сумму выручки за день на основании контрольной ленты. Оприходовать наличные деньги в кассу приходником нужно до окончания рабочего дня или приезда инкассатора.

Нумерация ПКО произвольная, обычно в порядке возрастания, можно использовать буквенный шифр или дату.

Расходный кассовый ордер

При выдаче денег из кассы оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме №КО-2 в одном экземпляре, получателю выдается квитанция РКО.

При выдаче зарплаты штатным сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 или платежная ведомость по форме № Т-53. На всю сумму выданной зарплаты составляется РКО.

Исправления в ПКО и РКО не разрешаются, при совершенной ошибке надо оформить новый документ.

Ордера можно оформлять на бумаге от руки или автоматизированным способом.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

В настоящее время журнал регистрации приходных и расходных ордеров по форме №КО-3 не является обязательным документом, он не упоминается в Порядке ведения кассовых операций. Вести журнал или нет — это добровольное дело организации. Ответственности за его отсутствие и не заполнение нет.

Журнал предназначен для предварительной регистрации ПКО и РКО: указываются дата, номер, сумма документа и примечание.После регистрации в журнале денежные документы передаются в кассу кассиру.

Журнал регистрации хранится в архиве организации 5 лет.

В кассовой книге по форме №КО-4 отражается движение наличных денег: поступления и выбытия из кассы организации. Кассовую книгу можно вести на бумаге, автоматизировано или в электронном виде.

Обратите внимание! Несмотря на то, что унифицированные формы документов стали не обязательными и используются по желанию, некоторые документы нужно оформлять только по унифицированным формам. Кассовая книга, ПКО и РКО — относятся к таким документам.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме №КО-5 используется если в организации есть старший кассир. В книге отражается передача денег от старшего кассира кассирам. Записи делаются в момент передачи денег и подтверждаются подписями старшего кассира и кассира.

Печать на кассовых документах

Организация для кассовых документов может кроме основной печати использовать штампы с надписями:

  • касса,
  • для документов,
  • для кассовых документов.

 Ответственность

За несвоевременное отражение кассовых операций предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая ответственность

За отсутствие первичных документов предусмотрены штрафы (ст.120 НК РФ) за грубое нарушение правил учета доходов и расходов:

  • 10 000 руб. — нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • 30 000 руб. — нарушение обнаружено в разных налоговых периодах;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. — нарушение, которое привело к занижению налоговой базы.

Административная ответственность

Административная ответственность (ст. 15.1 КоАП РФ) за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО грозит штрафом организации от 40 000 руб. до 50 000 руб.

Для должностных лиц тоже могут применяться штрафы:

  •  от 4000 руб. до 5000 руб. – за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.1 КоАП РФ);
  • от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ);
  • от 300 до 500 руб. – за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Кассир не является должностным лицом, за его ошибки будет расплачиваться руководитель организации или главный бухгалтер.

Бизнес и учет

Источник: https://predprin.ru/oformlenie-kassovyih-dokumentov-pko-rko-kassovaya-kniga/

Оформление РКО

Порядок оформления РКО

Действующее в стране законодательство предписывает предприятиям и индивидуальным предпринимателям производить любые финансовые операции с наличными деньгами с обязательным соблюдением кассовой дисциплины.

Она предусматривает заполнение первичных кассовых документов, главным из которых является расходный кассовый ордер. Для простоты его нередко называют сокращенно РКО. Аналогичная аббревиатура используется для другого бухгалтерского термина, а именно — расчетно-кассовое обслуживание.

Несмотря на это, перепутать эти два понятия достаточно сложно, так как они используются в совершенно разном контексте.

Важно отметить, что от ведения кассовой книги и обязательного заполнения РКО освобождены индивидуальные предприниматели, осуществляющие кассовые операции в упрощенном режиме.

Это изменений в законодательство вступило в действие 01.06.2014 года, существенно сократив количество оформляемых ИП документов. Однако, для работы по упрощенной схеме требуется ведение налогового учета физических показателей, а также доходов и расходов собственной деятельности. В остальных случаях ниже описанные правила оформления РКО и ведения кассовой книги в равной степени относятся как к организациям, так и к ИП.

Форма расходного кассового ордера

Под расчетно-кассовым ордером понимается первичный документ учета кассовых операций, отражающих движение наличных средств в организации. Форма документа (унифицированная форма № КО-2) установлена соответствующим Постановлением Госкомстата в августе 1998 года.

На практике главный бухгалтер или кассир может использовать как готовые бланки, так и распечатывать документ, формируемый бухгалтерской программой.

Такая возможность предусмотрена практически любыми программными комплексами, включая наиболее распространенный и популярный 1С.

В каких случаях заполняется форма рко

Нормативными документами четко предусмотрены ситуации, когда требуется оформление РКО. К ним относится выдача наличных денег на руки в следующих целях:

  • для сдачи денежной выручки в банк с последующим зачислением на счет организации или ИП;
  • под отчет для осуществления расходов, предусмотренных должностными обязанностями сотрудника;
  • для использования в личных целях. Примерами подобного использования средств выступает материальная помощь работнику или командировочные расходы;
  • для оплаты каких-либо нужд компании или ИП.

Во всех перечисленных случаях требуется не только оформить РКО, занести данные о нем в кассовый журнал учета расходных и приходных ордеров, но и указать назначение предстоящих расходов.

Оформление расходно-кассового ордера

Оформление и учет РКО является важной частью бухгалтерской работы на предприятии. Ею может заниматься либо главный бухгалтер, либо рядовой сотрудник бухгалтерии, назначенный кассиром.

Естественно, при этом данные функции должны быть прописаны в его должностных обязанностях и трудовом контракте.

При отсутствии в организации кассира и главного бухгалтера, заполнением расходно-кассовых ордеров занимается непосредственно руководитель компании.

При использовании бухгалтерских программ для составления РКО, документ обязательно должен быть распечатан, после чего он подписывается получателем средств, руководителем, а также главным бухгалтером или кассиром, если подобные должности присутствуют в штате.

Важным требованием к оформлению РКО является обязательное заполнение и датирование документа днем выдачи денег. При этом не допускается внесение в ордер каких-либо исправлений или уточнений, при наличии которых требуется оформить новый документ.

Порядок заполнения

Расчетный кассовый ордер не выдается на руки получателю средств, поэтому документ всегда оформляется в единственном экземпляре, который остается и хранится в бухгалтерии предусмотренный законодательством период времени.  Заполнение РКО не представляет какой-либо сложности и происходит в таком порядке:

  • сначала заполняются поля, содержащие информацию о наименовании организации, а также номере документа, взятом из журнала регистрации, и дате его составления;
  • в графах дебет и кредит отражаются номера счетов, используемых для проводки операции в бухгалтерии;
  • выдаваемая на руки сумма проставляется цифрами в поле «Сумма, руб. коп.»;
  • в строку «Выдать» записывается фамилия, имя и отчество сотрудника, который получает денежные средства;
  • в строке основание указывается цель расходования денег, варианты которого описаны выше;
  • еще раз, но уже прописью, выдаваемая сумма указывается в строке «Сумма», причем она начинается обязательно с заглавной буквы;
  • в поле «Приложение» заносятся данные о первичных документах, на основании которых осуществляется выдача средств
Читайте также  Оформление открытия счетов предприятия

Завершает заполнение РКО проставление подписей руководителя и главбуха с расшифровкой. Дальнейшее оформление РКО выполняет получатель средств. Он указывает прописью в строке «Получил» сумму, выданную ему на руки, после чего расписывается и ставит дату.

Далее кассир или главный бухгалтер заполняет сведения о документе, удостоверяющем личность получателя денег. Обычно им является паспорт, который адресат средств обязательно предъявляется перед их получением. В самом низу бланка расписывается кассир, расшифровав при этом свою подпись.

Заполнение формы РКО при выдаче заработной платы

Для снижения количества заполняемых документов и упрощения процедуры выдачи заработной платы допускается получение денежных средств по единой для всех работников организации ведомости.

После завершения процедуры на всю выданную сумму оформляется один РКО, который обязательно указывается в конце ведомости. Его датой выступает день, когда ведомость была закрыта и передана кассиром главному бухгалтеру.

При небольшом количестве работников выдача ЗП может происходить и с оформлением отдельных РКО на каждого сотрудника.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Сведения обо всех оформленных расходно-кассовых ордерах обязательно указываются в специально ведущемся журнале регистрации приходных и расходных КО (унифицированная форма № КО-3). Журнал представляет собой обложку и один или несколько вкладных листов. Каждый из них состоит из двух частей: первые четыре графы используются для внесения сведений о приходных КО, а графы с 5 по 8 – для отражения информации о РКО.

Штрафные санкции

Действующее законодательство (ст. 120 Налогового Кодекса РФ) предусматривает достаточно серьезные штрафные санкции как за отсутствие, так и за неправильное оформление РКО и ведение их учета. За подобные нарушения предусмотрен штраф в размере до 10 тыс.

рублей. Другим серьезным наказанием может стать решение налогового органа не признавать расходы организации, которые не были соответствующим образом оформлены, для целей налогообложения.

Это, в свою очередь, приведет ко вполне естественному увеличению выплат в бюджет.

Сроки хранения РКО

Расходные кассовые ордера относятся к первичным бухгалтерским документам. Действующие сегодня нормативные акты предусматривают хранение всей первичной документации в течение пяти лет после того отчетного периода, когда она была отражена в бухгалтерском учете. При невыполнении этого требования на главного бухгалтера может быть наложен штраф.

Источник: https://biznesibanki.ru/rko/oformlenie/

Правила и порядок заполнения расходного кассового ордера форма КО-2 – скачать бланк и образцы в форматах word и excel

Порядок оформления РКО

> Бухучет > Денежные средства > Наличные > Документы

Сотрудники налоговой инспекции еще с 2012 года проверяют соблюдение регламента кассовой дисциплины.

Наличие верных форм документов, их правильное заполнение позволит предприятиям успешно пройти проверку.

Расходный кассовый ордер является денежным документом, фиксирующим выдачу денег из кассы компании, и служит связующим звеном для проводок (бухгалтерских).

Он никак не привязывается к ведению всего бухучета предприятия.

Это необходимо знать. Также РКО подписывает субъект, получающий наличность. На сегодняшний момент заверять подобную документацию запрещено электронно-цифровой подписью.

Порядок и правила оформления РКО

Существующий порядок ведения кассовых операций определяет все нормы оформления бланка.

Заполнением граф документа вправе заниматься руководитель компании, старший бухгалтер или индивидуальный предприниматель.

Составлять кассовый ордер допускается машинописными текстом, но ограничения по поводу иного способа заполнения в законе не обозначены.

Таким образом, рукописный текст также будет являться правомерным, все буквы, при этом, должны легко читаться.

Очень внимательно следует отнестись к заполнению строки «основание».

Как показывает практика, зачастую ее попросту оставляют незаполненной.

Если по расходному ордеру выдается заработная плата, то необходимо учитывать и налоги, и все необходимые платежи.

Как правильно оформить реквизиты унифицированной формы КО-2 — инструкция

Специальная форма для заполнения расходного ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата N 88 от 18.08.1998 г.

Документ составляется в одном экземпляре и должен содержать необходимую информацию в графах для правильного заполнения:

  • организация — наименование хозяйствующего субъекта в соответствии с Уставом предприятия;
  • структурное подразделение — отдел организации, оформившего бланк, при его отсутствии проставляется прочерк;
  • номер ордера и дата — бланку присваивается порядковый номер по журналу регистрации (КО-3), при написании даты сначала пишется день, потом месяц и год, фиксируется день выдачи денежных средств;
  • дебет — прописываются счета бухучета, на которых следует отразить операции по выдаче денежных средств и код структурного подразделения, где осуществляется их выдача;
  • кредит — фиксируется номер бухгалтерского счета, по кредиту которого производится выдача наличности (50 — Касса);
  • код целевого назначения в РКО заполняется при расходовании средств из кассы некоммерческого учреждения, в остальных случаях проставляется прочерк;
  • сумма, руб.коп. — прописывается цифрами выдаваемая сумма;
  • выдать — персональная информация (ФИО) лица, которому передаются денежные средства;
  • основание — описание хозяйственной операции;
  • сумма — выдаваемые денежные средства записываются прописью с начала строчки с большой буквы, обозначение валюты не сокращается (рублей, рубля), если место для написания суммы еще осталось, то на этом месте пишется прочерк;
  • приложение — реквизиты первичной документации, послужившей основанием для оформления бланка.

Заполнив все необходимые сведения, свои подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер компании.

Далее строки заполняет лицо, получившее денежные средства.

В графе «получил» фиксируется прописью сумма наличности, а также дата ее получения и личная подпись этого гражданина.

Выдавая денежные средства из кассы, ответственному сотруднику следует учесть следующие моменты:

  • выдавать наличность без подписи главного бухгалтера и директора кассир не имеет права;
  • денежные средства передаются при наличии документа, удостоверяющего личность, реквизиты которого прописываются в бланке;
  • необходимо проверить комплект документов, указанных в приложении;
  • следует убедиться, что получатель наличных пересчитал их в присутствии кассира.

Совершив все перечисленные действия, в следующей строке кассир записывает сведения из документа получателя. Затем расписывается и расшифровывает свою подпись.

В обязанности кассира компании входит проверка бланка на правильность заполнения всех строк и погашения его штампом «Оплачено» или штампом организации с указанием даты.

В качестве основания выдачи расходного ордера может выступать:

  • выручка для перечисления на расчетный счет в банке;
  • выдача наличности под отчет для осуществления предпринимательской деятельности фирмы;
  • командировочные расходы, материальная помощь сотруднику, допускается формулировка основания «для личных нужд»;
  • приобретение товаров для нужд компании.

Нумерация

При составлении расходных кассовых документов необходимо обеспечить беспрерывную нумерацию.

Сумма должна быть напечатана или вписана от руки?

В настоящее момент позволяется заполнять строку «Получил» (прописью фиксируется сумма денежных средств) при помощи компьютера.

Также действующее законодательство не запрещает собственноручный метод написания данной графы.

Кто подписывает?

Форму КО-2 оформляет:

  • главный бухгалтер;
  • бухгалтер или иной специалист предприятия (кассир), обозначенный главой компании распорядительным документом;
  • глава организации, если бухгалтер в штатном расписании не предусмотрен.

В расходном документе должны быть подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера (бухгалтера) или директор и кассир.

Если в компании бухгалтер не значится, то все кассовые операции и оформление ордеров ложится на плечи руководителя компании.

Дата составления РКО должна соответствовать дню выдачи денежных средств.

Нужна ли печать?

Штамп или печать организации на документе не ставится. Заполненные строки «основание» и «приложение» в бланке подразумевают наличие документации с печатью.

В связи с этим, документ и без печати наделен юридической силой.

Как исправить ошибку по закону?

Кассовую документацию, в том числе и расходный ордер, нельзя исправлять. Данное требование действует в соответствии с указаниями Банка России №3210-У п. 4.7.

Если все же обнаружена неточность в заполнении строк бланка, то единственным возможным вариантомисправления ошибки является оформление нового документа с измененными сведениями.

Если при проверке налоговые инспекторы обнаружат исправления в кассовом ордере, то его могут признать недействительным, отсутствующим. Данное обстоятельство может привести к обвинению организации в хранении неучтенных денежных средств.

К примеру, за превышение установленного лимита в кассе. За данное правонарушение предусматривается наказание в виде штрафа до 50 тыс. рублей (15.1 КоАП РФ). Методы расчета кассового лимита.

В журнале регистрации ордеров указывается информация об аннулировании неверных номеров бланков. Данная запись осуществляется в примечаниях.

Также в кассовой книге перечеркивается неправильная запись, вместо неверных сумм вписывается правильное значение. Все внесенные поправки заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

При возникновении ошибок кассира в заполнении бланков, с него необходимо попросить объяснения в письменном виде, где должны быть обозначены причины допущения проступка. Это бумага позволит избежать конфликтных моментов с контролирующими органами.

Скачать бесплатно бланк и образец в формате word и excel

Образец заполнения РКО:

Образец РКО на выплату отпускных:

Образец РКО на взнос в банк:

Образец РКО при оплате поставщику:

Образец РКО при увольнении:

Выводы

Выдача денежных средств по форме КО-2 осуществляется только после предъявления удостоверения личности получателя (паспорт или иной документ).

Получатель наличности собственноручно фиксирует полученную сумму в ордере, подтверждая факт получения средств подписью, что является в какой-то мере распиской в получении денег.

Отсутствие данной записи подразумевается как недостача и взыскивается с кассира. Специалист, выдавая наличность и оформляя расходный ордер, должен быть предельно внимательным при проверке заполнения бланка.

Если получение денежных средств осуществляется по доверенности, данное обстоятельство должно быть зафиксировано в бланке.

Отсутствие первичной документации (расходного кассового ордера) или ее ненадлежащее оформление может привести к наложению санкций со стороны Налогового органа в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Читайте также  Оформление доверенности на получение заработной платы

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/rahodniy-kassoviy-order.html

Правильно заполняем расходный кассовый ордер (РКО)

Порядок оформления РКО

Расходный кассовый ордер входит в категорию первичных документов, используемых российскими субъектами хозяйствования при оформлении кассовых операций. В материале приведены форма расходного кассового ордера и образец заполнения документа, а также рассказано правилах внесения записей.

Что собой представляет расходно-кассовый ордер

Обязательно ли заполнять РКО по форме КО-2

Расходный кассовый ордер: порядок оформления

Как заполнять расходный кассовый ордер — пример и основные правила

В чем отличие «банковского» расходного кассового ордера от обычного

Что собой представляет расходно-кассовый ордер?

Расходный кассовый ордер, сокращенно называемый РКО, должен оформляться предприятиями при выдаче наличных средств. Бухгалтерии требуется один экземпляр документа, на котором ставятся подписи руководящих лиц и кассира, заполняющего бланк.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

В постановлении Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 форма расходного ордера была закреплена официально под индексом КО-2.

Если смотреть по ОКУД, то этому бланку присвоен порядковый номер 0310002.

Обязательно ли заполнять РКО по форме КО-2

При рассмотрении вопроса, насколько необходимо применять именно КО-2, возникает небольшая рассогласованность.

С одной стороны, Минфин РФ в информационном письме № ПЗ-10/2012 не требует обязательного использования унифицированной формы при оформлении кассовых операций. Специалисты министерства основывались на том, что КО-2 не входит в число форм, которыми надо руководствоваться непременно.

С другой стороны, есть предписание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014, где в п. 4.1 прямо утверждается, что расходным кассовым ордером формы КО-2 только и следует оформлять операции по выдаче налички.

Отметим, что именно на ЦБ РФ возложены функции по установлению правил ведения операций с кассой для хозсубъектов всех режимов налогообложения и всех видов собственности (учреждений, юрлиц и индивидуальных предпринимателей и пр.).

Отсюда следует, что всем нормативным актам, изданным Центробанком, необходимо следовать беспрекословно в части оформления кассовой документации.

То есть форму КО-2 расходного кассового ордера следует применять обязательно.

Расходный кассовый ордер: порядок оформления

Убедившись в обязательности формы, перейдем к вопросу оформления расходного ордера.

Регламентирующие документы на этот счет отсутствуют, а в 88-м постановлении находятся лишь два коротких правила заполнения РКО, как то:

  • Суть операции следует вносить в строку «Основание»
  • Список подтверждающих документов следует отразить в строке «Приложение»

Получается так, что в остальные пустые места расходного кассового ордера организация вольна проставлять данные по своему усмотрению, исходя из принципов разумности и целесообразности, и ориентируясь на положения, в том числе, и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, действующие для аналогичных документов.

Как заполнять расходный кассовый ордер — основные правила и пример

В итоге анализа действующих правил по заполнению финансовых документов и из практики сформированы правила, на основании которых производится заполнение документа. Приведем их:

  • У предприятия отсутствует структура с отдельными подразделениями — в соответствующей графе проставляется прочерк.
  • Номер РКО ставится очередной по журналу, в который вносятся все аналогичные документы.
  • Место, отведенное под код ОКПО, заполняется на основании данных госстатистики.
  • На ордере ставится дата, когда из кассы выдавалась наличка.
  • При указании суммы между рублями и копейками ставится запятая.
  • Сумма средств указывается для рублей обязательно прописью, начиная с заглавной буквы, для копеек используется цифровое обозначение. Это правило действует для строк «Сумма» и «Получил».

Приведенный список сформировался на примерах заполнения расходного кассового ордера в различных ситуациях и в различных компаниях.

Для удобства пользователей нашего сайта мы даем для скачивания образец заполнения РКО.

Скачать образец

В чем отличие «банковского» расходного кассового ордера от обычного

«Банковский» расходный кассовый ордер — сильно ли он отличается от обычного?

Для учреждений банковского сектора заполнение расходного кассового ордера производится по несколько иным формам и правилам. Эти критерии вместе с рекомендациями по внесению сведений утверждены ЦБ РФ и приведены в его указаниях № 3352-У от 30.07.2014. У такого бланка даже номер по ОКУД иной — 0402009.

Вся разница объясняется спецификой банковских операций. Так, например, в таких бланках есть графа «Символы», где следует указывать показатель, которым обозначается та или иная категория денежных средств.

***

Итак, мы выяснили, что использование РКО по унифицированной форме КО-2 при ведении кассовых операций обязательно для всех хозяйствующих субъектов. Жестких правил, регламентирующих его заполнение, нет, поэтому нужно исходить из принципов разумности и целесообразности.

Мы привели достаточно подробное описание формы расходного кассового ордера и пример заполнения документа.

Источник: https://okbuh.ru/kassovyj-apparat/pravilno-zapolnyaem-rashodnyj-kassovyj-order-rko

Расходно-кассовый ордер. Бланк и образец заполнения 2019 года

Порядок оформления РКО

Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.

Важно учитывать, что сумма, вписываемая в «расходник» не должна превышать ста тысяч рублей (все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета).

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк расходно-кассового ордера .xlsСкачать образец заполнения расходно-кассового ордера .xls

Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.

Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы).

Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно).

Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

  • код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
  • номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
  • код аналитического учета (также по необходимости),
  • кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
  • конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк.

Затем он же указывает дату получения денег и расписывается.

Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

После оформления расходно-кассового ордера

После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.

Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.

Источник: https://assistentus.ru/forma/rashodno-kassovyj-order/

Расходный кассовый ордер (РКО) в 2019: образец, что это такое, оформление и заполнение

Порядок оформления РКО

РКО – это документ, являющийся основанием и подтверждением законности выдачи наличности из кассы организации государственной, коммерческой и прочей формы собственности.

Такой документ строгой бухгалтерской отчетности оформляется в типовой форме, являющейся общепринятой для всех физических и юридических лиц, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации.

Типовая форма ордера представлена в виде бланка КО-2 и его оформление, а также необходимость составления основана на таких законодательных и нормативных актах:

Порядок подписания РКО определяется в зависимости от внутреннего порядка ИП или организации, а также того, какая действует на нем система выдачи наличных. Ордер имеют право подписывать руководитель или главбух, но такой вариант применяется при определенных статьях расходов, по которым составляется РКО.

В случае наличия большого количества филиалов или подразделений документ имеют право подписывать руководители отделов, кассиры, бухгалтера, но такие действия должны производиться на основании:

  • должностной инструкции сотрудника;
  • порядка ведения документации по кассе;
  • порядка ведения расчетов на предприятии и правил выдачи денег.
Читайте также  Документальное оформление излишков при инвентаризации

Заполнение ордера может осуществляться как на бумажном носителе с оформлением ручкой на заранее приобретенном или распечатанном бланке, так и в электронной форме при помощи бухгалтерских программ.

Форма расходного кассового ордера

Заполнение РКО осуществляется в таких случаях:

  • при сдаче наличности в банк (проведении инкассации, вызванной требованиями безопасности, а также установленным в организации лимитом кассы – предельно максимальной величины наличности, которая может одновременно присутствовать в подразделении);
  • при выдаче денег под отчет для дальнейшего использования их в рамках осуществления деятельности организации;
  • для предоставления средств работнику предприятия в рамках действующего положения. Это могут быть командировочные средства, выделение материальной помощи и т.д.;
  • для произведения оплаты товаров и услуг, приобретаемых или оказываемых для организации.

Применение формы КО-2 и образцы документации

Оформление формы КО-2 осуществляется во всех случаях, когда имеет место выдача наличных из кассы. При оформлении документа необходимо учитывать такие особенности их составления:

  • при сдаче наличности в банк обязательно указывают такой факт в графе, предназначенной для отражения назначения. Так, напротив строки «Основание» необходимо будет указать «Инкассация»;
  • при выдаче денег под отчет необходимо учитывать определенный порядок предоставления наличности.

    В первую очередь получатель оформляет заявление, в котором отражается направление использования получаемой суммы, а также ее размера и продолжительности периода, до какого оставшаяся сумма должна быть возвращена в кассу, а за потраченную предоставлена отчетная документация;

    Оформление формы КО-2

  • когда средства выдаются для личного использования и предназначены для расходов на работника (выделение средств на командировку), в таком случае в графе «Основание» прописывают «Для личных нужд»;
  • при выдаче наличных, необходимых для использования на нужды организации всегда приводят ту цель, на которую они будут использоваться. Формулировка должна полностью совпадать с какой-либо из перечня допустимых (в соответствии с указанием 1843-У);
  • если фирма зарегистрирована в качестве ИП даже при отсутствии наемных работников расходование средств из кассы должно оформляться документально. То есть если физ. лицо сам себе выдает средства для любых целей, то он должен составлять РКО.

Порядок заполнения и требования

Порядок заполнения РКО включает в себя отражение необходимых данных в каждой отдельной строке документа. Соблюдение правил оформления бухгалтерской документации позволит прозрачно вести отчетность и не допускать ошибок в ведении документации, которые впоследствии могут спровоцировать наложение штрафных санкций на ООО или ЧП.

Алгоритм заполнения:

ПолеИнформация
Организация Отображается наименование ИП, ООО, ОАО, которое оформляет выдачу денег
Номер документа Отражается порядковый номер РКО в соответствии со сквозной нумерацией. Не допускается пропуск номеров или их дублирование – в таком случае подобное действие может быть признано незаконным. В начале календарного года нумерация начинается с первого номера.
Дата составления Дата, в которую происходит оформление ордера. Непосредственно выдача денег и проведение РКО должны совпадать по датам.
Код структурного подразделения Такое поле заполняется, если предприятие или организация включают в себя несколько подразделений и РКО оформляется в одном из них
Корреспондирующий счет, субсчет Отражается счет (дебетовый) производимой операции, который указывается исходя из основания выдачи наличных
Код аналитического учета Указывают специализированный код учета
Кредит Указывается счет по бух. операции, который выбирается на основании ордера, оформляемого при движении денежных средств
Сумма Указывают величину денежных средств (в рублях и копейках), которая выдается из кассы организации
Выдать Отражают данные лица (сотрудника, представителя другой фирмы и т.д.), которому передаются денежные средства
Основание Указывают основание, по которому происходит передача наличности. Это может быть выдача заработной платы, оплата поставщику (тогда основанием будет являться товарная накладная), оплата за оказание услуг, выдача средств подотчет и т.д.
Сумма Отражается прописью сумма средств, выдаваемая по РКО. При этом слова пишутся полностью – даже «рубль, копейка» в таком случае не подлежат сокращению. В том случае, если средства выдаются в иной валюте, то слово «рубль» обязательно изменяют на наименование той валюты
Приложение В этом поле указывается список документов, которые прилагаются к ордеру в качестве оснований для выдачи или подтверждения расходов
Получил Отражается величина средств прописью. Такое поле в большинстве случаев заполняет лицо, которое получает наличность на основании выписанного РКО. Величина средств отображается полностью – в рублях и копейках
По… Отражается документ, который предоставляется лицом, получающим средства, в качестве удостоверения личности

В зависимости от состава ИП или ООО к оформлению РКО, подтверждающего выдачу средств из кассы, могут допускаться следующие лица:

  • главный бухгалтер ИП, ООО;
  • сотрудник бухгалтерии или другой работник, уполномоченный отдельным приказом или должностной инструкцией. При этом необходимо согласование с главбухом организации;
  • руководитель (если должности главбуха или бухгалтера в ИП или ООО нет);

Ведение в электронной форме

Ведение отчетности в большинстве организаций, функционирующих на территории РФ, осуществляется в форме специализированных программ. Одной из возможностей таких программ является ведение документации, в частности, РКО, в электронной форме.

Оформление типовой формы РКО КО-2 возможно в таких программах, как 1С: Бухгалтерия, 1С:Предприятие, Бухсофт онлайн и их аналогах.

Заполнение РКО в электронном виде обладает массой преимуществ, среди которых можно выделить:

  • отсутствие ошибок в указании номера расходного ордера – система автоматически присваивает текущий порядковый номер, следующий за номером последнего созданного документа по выдаче средств;
  • возможность автоматического проставления всех счетов – программа устанавливает их автоматически по указанному основанию на выдачу средств;
  • возможность корректировки указанных данных (основания, суммы, ФИО получателя средств). При этом документ просто корректируется и распечатывается;
  • при утере бумажного носителя всегда есть возможность восстановления данных;

    Заполнение в 1С: Предприятие

  • возможность автоматического формирования бухгалтерской отчетности на основании базы данных проведенных документов прихода и расхода по кассе;
  • при пропуске какого-либо из полей, подлежащих обязательному заполнению или при указании данных, которые являются ошибочными (в соответствии с порядком оформления бухгалтерской документации), система автоматически не пропускает документ к проведению.

    Такой способ ограничения позволяет избежать большого количества ошибок, допускаемых при заполнении формы КО-2 вручную.

После того, как заполняется электронная форма документа, его распечатывают на бумажный носитель и уполномоченные сотрудники ставят подпись. При наличии печати организации проставляют также и ее.

Заполнение РКО в подотчет

При оформлении ордера в подотчет ответственное лицо должно придерживаться правил, отдельно установленных Указанием Центробанка РФ № 3210-У. Основными моментами будут являться:

  • проверка задолженности по подотчетным средствам. То лицо, которое имеет основания на получение денег, проводится по базе на предмет незакрытых авансов (средств, не были возвращеных, или тех сумм, расходование которых еще не было подтверждено предоставлением подтверждающей документации).

    Если обнаружится любая из форм задолженности, то выдавать новую сумму до тех пор, пока предыдущие затраты не будут должным образом проведены, запрещено;

  • если задолженность по получателю средств отсутствует, в таком случае сотрудник должен предоставить оформленное в свободной форме заявление, написанное на имя руководителя, в котором отражена просьба о выдаче средств.

    Указывается целевое направление их использования, продолжительность периода, в течение которых работник намерен потратить деньги и, собственно, необходимую сумму;

  • руководитель рассматривает поданное заявление и в случае одобрения визирует его;
  • происходит оформление РКО, причем выдается строго та сумма, которая была указана работником в поданном им заявлении;
  • РКО и подписанное заявление передается кассиру, который удостоверяется в личности получателя денег и выдает ему необходимую сумму.

Образец заполнения подотчетному лицу

После того, как полученные деньги сотрудником были израсходованы, он возвращает те, которые не были использованы (если такие имеются). На всю потраченную сумму предоставляет подтверждающую документацию (чеки, квитанции, накладные и т.д.).

Нарушение порядка оформления и штрафные санкции

Оформление РКО должно осуществляться по нормам и правилам, которые определяют составление кассовой документации. В частности, нарушениями, которые могут стать причиной привлечения к ответственности являются:

  • отсутствие факта оформления РКО. В таком случае при проведении инвентаризации денежных средств в кассе организации будет выявлена недостача, которая в соответствии с внутренними положениями должна будет погаситься за счет виновного лица, несущего материальную ответственность;
  • наличие ошибок при оформлении РКО;
  • задвоение нумерации КО, внесение в него неверных данных.

Если одно из нарушений будет иметь место, то такие действия могут подпадать под статью 120 Налогового кодекса Российской Федерации, которая определяет перечень нарушений, относящихся к оформлению кассовой первичной документации.

Согласно такой статье НК нарушение правил учета при условии, что все неточности или ошибки были совершены на протяжении одного налогового периода, за который сдается отчетная документация, величина штрафа, наложенного на виновных лиц, может достигать 10 тысяч рублей.

Такая сумма может быть только при условии, что в действиях ответственных работников не будут усмотрены признаки правонарушения, относящиеся к налоговым.

Более грубым нарушением будет являться отсутствие первичной документации – такой факт может стать основанием для обвинения в сокрытии реальных расходов.

Это нарушение грозит привлечением к ответственности не только лиц, допустивших ошибку, но и лиц, ответственных за ведение бухгалтерской отчетности.

Таким образом, составление РКО должно производиться с учетом всех норм и требований по оформлению первичной кассовой документации. Только четкое следование инструкции по заполнению и осуществление дополнительного контроля со стороны ответственных лиц обеспечит правильность ведения документации и отсутствие проблем с налоговой инспекцией.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/rko.html