Оформление подписи за руководителя

Содержание

Составляем приказ на право подписи первичных документов

Оформление подписи за руководителя

Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала.

Так, бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки.

Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:

  • приказе;
  • должностной инструкции;
  • положении;
  • доверенности.

Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.

Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.

Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.

Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.

Что писать в приказе

Формулировки на усмотрение администрации. Обычно образец приказа на право подписи документов содержит общие фразы, а доверенность детализирует права.

Если речь идет о визировании договоров, представлении интересов бюджетной организации в сторонних учреждениях, государственных органах, то целесообразно оформить доверенность.

Контрагенты всегда настаивают на подтверждении полномочий представителя, требуя именно доверенность.

При визировании кадровых документов ссылка на реквизиты не делается, а при визировании договоров, напротив, указывается дата, номер уполномочивающего акта.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Договор, счет, товарная накладная, счет-фактура — наиболее распространенные официальные бумаги первичного бухгалтерского учета. Перечень открыт: администрация может его расширить, закрепив другие формы в учетной политике.

Первичка в первую очередь подтверждает факт совершения хозяйственной операции. И она же выступает основанием для отражения операций на счетах. Оформляется при совершении факта или после окончания операции.

Скачать

Образец приказа на право подписи финансовых документов

Финансовые бумаги показывают платежеспособность и прибыльность. Информативен в этом смысле баланс. В нем отражается финансовое состояние на конец периода. Посмотрев баланс, специалист легко определит наличие у контрагента источников средств, имущества или только долгов и обязательств. Другие финансовые бумаги: сводный отчет о прибылях и убытках, отчет о фондах и их использовании.

Можно отнести к финансовым бумагам и займы, кредитные договоры.

Скачать

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

Счет-фактура — это доказательство свершившейся отгрузки товара или оказания услуг. Указывается в нем и стоимость. Оформление регламентировано 169 статьей Налогового кодекса Российской Федерации, которая допускает следующие варианты подписания бумажного варианта:

  • руководителем и главным бухгалтером;
  • руководителем;
  • иным лицом по приказу;
  • лицом по доверенности.

Электронная версия визируется усиленной квалифицированной электронной подписью.

Скачать

Образец приказ на право подписи главного бухгалтера

Раньше не подписанные главбухом денежные и расчетные документы считались недействительными и не принимались к исполнению. С принятием ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 ситуация изменилась. Согласно ст.

73, ведение бухгалтерского учета должно быть возложено руководителем на главного бухгалтера. Альтернативные варианты — другой сотрудник и сторонний бухгалтер.

Допускается ведение бухучета руководителем лично, если речь не идет о кредитной организации.

Скачать

Как отозвать право подписи

Ранее изданный акт отменяется путем издания нового — отменяющего. В нем необходимо указать:

  • какой акт отменяется;
  • с какой даты;
  • графа для ознакомления.

Информирование уполномоченного лица об отмене — это обязательное условие. Расписаться такое лицо может как на самом приказе, так и на отдельном листе ознакомления.

Доверенность, оформленная на бланке организации, аннулируется распорядительным документом руководителя. Нотариально оформленная — нотариусом. Условие об информировании обязательно, как и в случае с отменой.

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/sostavlyaem-prikaz-na-pravo-podpisi-pervichnykh-dokumentov

Оформление подписи в документах

Оформление подписи за руководителя

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг»         Личная подпись                  М.А. Демченко 

Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор                            Личная подпись                                       М.А. Демченко 

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову.

Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы.

Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать».

Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.

Читайте также  Заявление на оформление заграничного паспорта

Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель 

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но  правильно(!) все-таки будет: 

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор                                    Личная подпись                                             Л.И. Киселев 

Главный бухгалтер                      Личная подпись                                         И.Д. Вильченко 

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора.

Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество.

Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал»                                                            Директор ЗАО «Стержень» 

А.П. Силин                                                                             С.И. Михеев 

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии                                   Личная подпись                       С.И. Николаев 

Члены комиссии                                              Личная подпись                       П.С. Рахимова 

                                                                      Личная подпись                       Т.И. Кораблева 

                                                                      Личная подпись                       Р.Ю. Савельев 

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно(!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия.

Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор                                 Темников                                                            С.С. Комиссаров 

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.  

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Источник: http://naar.ru/articles/oformlenie-podpisi/

Приказ на право подписи в 2019 году | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Оформление подписи за руководителя

Подписывать любые документы от имени компании вправе ее директор, но это не рационально при большом документообороте. К тому же директор может уехать в отпуск, командировку или заболеть. В этих случаях директору придется передать право подписи другому лицу. Для этого нужен приказ на право подписи. Разберем подробно оформление приказа о предоставлении права подписи.

Трудовой кодекс четко не разъясняет, в каком порядке директору передать другим лицам полномочия подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. Приказом на право подписи или доверенностью? Для ответа на этот вопрос, посмотрим, что об этом говорится в кодексе.

В Трудовом кодексе приказ о наделении правом подписи не упоминается, но в нем установлено, что:

в качестве работодателя может выступать «иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры» (ч. четвертая ст. 20 ТК РФ);

Чем приказ на право подписи отличается от доверенности? Приказ оформляется на должностных лиц компании, с которыми заключены трудовые договоры. А доверенность — на физическое лицо, которое не являться сотрудником компании.

Самые важные изменения этой весны!

  • Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала годаВ работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
  • Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 годаЧитайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
  • Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите выРедакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
  • Запретные документы в кадровой службеИнспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
  • Инструкция: как считать сроки кадровых процедур и не запутатьсяЕсли выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Что оформить, зависит от ситуации. Если право подписи передаете сотруднику компании — издайте приказ, если физлицу — доверенность.

Из анализа судебной практики следует, что одного приказа на право подписи бывает недостаточно. Судьи требуют, чтобы была еще доверенность на лицо, которое наделили полномочиями подписывать документы. Доверенность оформите по нормам Гражданского кодекса. По ней уполномоченное лицо будет представлять интересы компании, и подписывать документы. Заполните доверенность в произвольной форме.

Читайте также  Оформление ТТН при транзитной торговле

В доверенности укажите полное наименование компании, ФИО и должность лица, которому директор доверяет полномочия. Впишите данные его паспорта и места регистрации. Перечислите объем переданных полномочий.

Подробнее о приказе на право подписи читайте здесь:

Включите в доверенность срок ее действия. Подпишите у директора и лица, которого он наделяет полномочиями. Приложите доверенность к приказу на право подписи.

Скачать образец

Кадровые документы: как составить приказ о делегировании права подписи (образец 2019 года)

Чтобы издать приказ на право подписи кадровых документов директор должен соблюсти определенный порядок.

Порядок может быть установлен в одном из документов:

  1. в учредительных документах;
  2. локальном нормативном акте компании;
  3. трудовом договоре.

Это следует из пункта 2 постановления Пленум Верховного суда от 17 марта 2004 г. № 2.

Прежде чем издать приказ на право подписи, проверьте, что у вас указано в Уставе.

Если Устав запрещает делегировать полномочия Если Устав разрешает делегировать полномочия
Включите в Устав формулировку: «Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях с работниками осуществляет генеральный директор, который своим приказом может делегировать осуществление указанных прав и обязанностей начальнику отдела кадров» Закрепите порядок в локальном нормативном акте. Кроме этого внесите изменения в трудовой договор директора. Перечислите в нем полномочия, которые он вправе передавать другим сотрудникам. Эти полномочия в дальнейшем будут перечислены в приказе на право подписи.

Изменения надо внести и в трудовой договор с работником, которому директор передает полномочия и право подписи. В договоре перечислите эти полномочия. Внесите поправки и в должностную инструкцию сотрудника. Теперь можно оформить приказ на право подписи.

В приказ включите дату приказа и его номер, место составления. Напишите о чем он — «о возложении полномочий и предоставлении права подписи кадровых документов должностному лицу». Начните приказ на право подписи с причины, по которой наделяете должностное лицо полномочиями.

Изложите причину, например, так: «в целях соблюдения порядка и сроков оформления кадровых документов».

В приказе на право подписи (образец см. ниже) укажите дату передачи полномочий, должность и ФИО лица. Перечислите в нем кадровые документы, укажите копии документов, связанные с работой. Заверьте подписью директора.

Ознакомьте с приказом на право подписи под роспись должностное лицо, которому передаются полномочия. Приложите образец его подписи.

Скачать образец

Что указать вприказе на право подписи финансовых документов (образец 2019 года)

Право подписи на финансовых документах компании принадлежит ее директору. Таким правом могут быть наделены и другие сотрудники, которым полномочия переданы на основании приказа на право подписи, доверенности. Это следует из абзаца 5 и 6 пункта 7.5 инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И.

В приказе о праве первой подписи (образец см. ниже) проставьте дату приказа, его номер и место составления. Укажите, о чем он — «о передаче права подписи документов».

В распорядительную часть приказа на право подписи впишите причину, по которой передаете полномочия. К примеру, «С 27 апреля 2018 года в мое отсутствие…». Укажите дату передачи полномочий, должность и ФИО лица. Перечислите документы, которые вправе подписывать должностное лицо — договоры, сметы и первичные документы.

Закончите приказ на право подписи записью, кто будет контролировать его исполнение. Если контроль оставляет за собой директор, укажите это так, как показано в образце приказа на право подписи ниже. Подпишите приказ у директора. Ознакомьте с ним заинтересованных должностных лиц под роспись.

Как оформить приказ о праве подписи первичных документов (образец 2019 года)

Директор и главный бухгалтер не всегда находятся в компании. Чтобы вместо них другие сотрудники могли подписывать первичные учетные документы, в компании должен быть приказ на право подписи. Он утвердит список сотрудников с такими полномочиями. Как правило, список работников директор согласовывает с главбухом.

В приказе отразите дату приказа, его номер и место составления. Напишите о чем он — «об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов». В распорядительной части приказа на право подписи укажите, что список лиц приведен в приложении к приказу. Перечислите, какие документы они вправе подписывать, и за кого.

Всех сотрудников, которых включили в перечень лиц с правом подписи первичных документов, надо ознакомить с приказом. В приказе о праве подписи первичных документов (образец см. ниже) они проставят дату и распишутся. Утверждать его каждый год не нужно. Издавайте новый приказ, если у вас изменится утвержденный перечень лиц.

https://www.youtube.com/watch?v=yCtwarKSan0

Если ваша компания применяет унифицированные формы первичных документов, в них есть поля для подписей уполномоченных лиц. Например, «Главный бухгалтер, подпись».

При отсутствии главбуха первичный документ подпишет сотрудник, которому главбух делегировал полномочия. Указывать реквизиты приказа на право подписи не нужно.

Ваша компания вправе применять формы первичных документов, которые она самостоятельно разработала и утвердила. Желательно, чтобы в этих документах были нейтральные реквизиты подписей: например, «Руководитель или иное уполномоченное лицо». Тогда вместо руководителя, расписаться может уполномоченное лицо. Главное, чтобы сотрудник был в приказе на право подписи.

Нужен ли приказ на право подписи главного бухгалтера (образец 2019 года)

Раньше главбух мог подписывать первичные документы за себя в силу своих должностных обязанностей, и за руководителя во время его отсутствия. В 2019 году подпись главбуха на документах не обязательна. Она должна быть, если на главбуха оформлен приказ на право подписи.

Однако в некоторых случаях по умолчанию подпись главного бухгалтера обязательна:

«Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то кроме руководителя или уполномоченного работника ее подписывает главный бухгалтер. Подписи должностных лиц на справке заверяют печатью организации (при ее наличии)».

Это следует из инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И и Федерального закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Директор вправе не наделять главбуха правом подписи. Тогда, если главбух соберется, например, в отпуск, передавать право подписи другому сотруднику не придется. Но если у главбуха есть право подписи, на время его отсутствия надо передать это право другому лицу. Для этого составьте приказ на право подписи.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384136-prikaz-na-pravo-podpisi-2018-18-m2

Как правильно подписывать документы. Как подписывать за директора

Оформление подписи за руководителя

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

Ип один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.
Читайте также  Заявление на оформление ИНН иностранному гражданину

Подписывает И.О

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.

о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа.

Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/kak-podpisyvat-dokumenty/

В случае если документы подписывает не руководитель

Оформление подписи за руководителя

Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях: в заголовочной части: Руководителю ФМБА России В. В. Уйба от консультанта отдела кадров В. П.

Воронова — в подписи — только личная подпись сотрудника. Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках: Начальник мобилизационного отдела Личная подпись А. Д.

Головин Удостоверение подлинности подписи Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати.

Документы заверяют печатью организации.

Как правильно подписывать документы

К приказу, применяемому только в отношении сотрудников, необходимо дополнительно прилагать приказ о приеме на работу этого сотрудника с указанием должности, а в некоторых случаях — еще и должностную инструкцию сотрудника.

На практике, если подписант взаимодействует с государственными органами и третьими лицами, нередко используют два способа делегирования одновременно: подписи передаются на основании приказа о предоставлении полномочий и одновременно выдается доверенность, где эти полномочия перечисляются.

Следует учитывать, что в некоторых случаях одной доверенности недостаточно, если законом прямо предусмотрено, что право на подписание документов утверждается генеральным директором (например, ст.

9 Закона N 129-ФЗ устанавливает, что первичные документы подписываются лицами, утвержденными руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером).

Оформление подписи в документах

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель.

Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель? Наталия Гуренкова, эксперт «УНП» В деловом обороте распространена такая практика.
Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель.

Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель? Договор подписал заместитель Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно.

Оформление реквизита «подпись» в отсутствие должностного лица

Важно Здесь ответ ясен. Поскольку Генералов Г.Н., пусть и временно, но находится в должности генерального директора, то и подписывать документы в этот период он должен соответствующим образом (без какой-либо отсылки к сроку исполнения им своих обязанностей). То есть он является, пусть и временно, генеральным директором.

Подписание документов неуполномоченными лицами (штукмастер и.)

Внимание

  • Необходимость подписи
  • У кого есть полномочия подписи?
  • ИП один за всех
  • Подпись по доверенности
  • Кому подписать документ, если директор отсутствует?
  • Как оформляется реквизит «подпись»
  • Рекомендации подписывающим сторонам

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей.

Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

Косая черта перед подписью — как ее понимать?

Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например: Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина или Начальник мобилизационного отдела Личная подпись А.

Д. Головин Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации.

Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 — 189).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Онлайн журнал для бухгалтера

При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия.

Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись.


Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня.

Как заместителю грамотно подписывать документы

Достаточно часто возникает ситуация, когда лицо, полномочное на подписание срочного документа, отсутствует. Его может не быть день, а может и месяц. Как правильно заместителю оформлять свою подпись на документах (договорах, приказах, письмах и т.д.

)? Будет ли разница в оформлении этого реквизита на разных видах документов? Одним из самых «любимых» действий при передаче полномочий руководителя является использование слов-«паразитов». Они могут быть различными: «и.о.», «вр.и.о.», «за»; это могут быть штрихи над должностью и прочее. Является ли это ошибкой? Попробуем разобраться.

Подписываем документы с преамбулой Любые договоры должны подписываться со ссылкой на реального подписанта в преамбуле, причем указываться должна не только должность с Ф.И.О., но и основание возникновения полномочий данного лица.

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе» (п.

3 ст. 11). Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования «иных аналогов собственноручной подписи» (кроме электронной цифровой подписи).
В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах [2]. Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля.

Источник: http://juristufa.ru/2018/04/18/v-sluchae-esli-dokumenty-podpisyvaet-ne-rukovoditel/