Оформление документов первичной отчетности по учету сырья

Содержание

Первичные учетные документы

Оформление документов первичной отчетности по учету сырья

Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции.

Систематизированные данные из них переносятся в регистры и журналы бухгалтерского учета, которые составляют основу для формирования отчетности.

Используются в практике те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утверждается учетной политикой. Рекомендуемые для применения на практике бланки приведены в постановлениях Государственного комитета статистики:

  • № 1 от 05.01.2004;
  • № 71-а от 30 октября 1997;
  • № 88 от 18 августа 1998;
  • № 132 от 25 декабря 1998;
  • № 100 от 11 ноября 1999;
  • № 7 от 21 января.2003.

Первичные бухгалтерские документы кассового типа должны быть идентичны унифицированным формам, остальные бланки предприятиям разрешается видоизменять.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. В первую категорию входят счета от контрагентов с платежными требованиями, ко второй группе причисляются авансовые отчеты, накладные и кассовые ордера.

Формы первичных учетных документов могут классифицироваться как:

  • распорядительный тип (доверенность, приказ);
  • исполнительные (акт);
  • бухгалтерского оформления (талоны, справки).

Виды первичных документов по критерию объема содержащихся в них сведений подразделяются на сводные первичные и простые первичные.

Что относится к первичной бухгалтерской документации?

С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета. Что относится к первичным документам для отражения операций с активами из числа основных средств:

  1. Форма ОС-1, представляющая собой Акт приемки-передачи.
  2. Форма ОС-1а, применяемая для фиксации факта поступления и выбытия активов в виде зданий и капитального типа сооружений.
  3. Форма ОС-4, без которой невозможно показать списание актива.
  4. Инвентарные карточки.
  5. Инвентаризационные описи двух разновидностей – для основных средств (ИНВ-1) с нематериальными активами (ИНВ-1а).

Что относится к первичным документам бухгалтерского учета в кадровом делопроизводстве:

  • в момент оформления начала трудовых отношений с конкретным сотрудником главным первичным бланком будет приказ, фиксирующий прием на работу, по форме Т-1;
  • обязательно ведутся личные карточки работников формы Т-2;
  • трудоустройство работников ведется в соответствии с сеткой должностей, установленной штатным расписанием по форме Т-3;
  • первичные учетные документы в виде графиков отпусков (бланк Т-7);
  • приказы о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха, составляются на основе бланка Т-6;
  • при увольнении составляются такие первичные учетные документы бухгалтерского учета, как приказы по формам Т-8 или Т-8а.

Список первичных документов в сфере начисления и выплаты заработка персоналу состоит из:

  • бланков для табелированного учета отработанного времени (формы для ручного и автоматизированного заполнения Т-12 и Т-13);
  • несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49 и Т-53);
  • лицевых счетов (бланк документа Т-54).

Первичные документы бухгалтерского учета – перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков:

  1. Форма КО-1, именуемая приходным кассовым ордером. Бланк заполняется на листе бумаги формата А5.
  2. Форма КО-2, представляющая собой расходный кассовый ордер, который распечатывается на бумажном носителе размера А5.
  3. Форма КО-3, в которой регистрируются приходная и расходная документация.
  4. Первичные документы в бухгалтерии форм КО-4 (пронумерованная, прошитая нитками и скрепленная оттиском печати кассовая книга) и КО-5 (книга для отражения денежных ресурсов, принятых и выданных кассиром).

К первичной документации можно отнести договоры, накладные, счета, акты, доверенности, товарные чеки, лимитно-заборные карты (бланки форм М-8), требования-накладные (М-11). Счет-фактура, вопреки распространенному мнению, не относится к разряду первичных документов – такой вывод содержится в письме Минфина № 03-03-06/1/392, датированном 25 июня 2007 г.

Первичные бухгалтерские документы – перечень обязательных реквизитов

В утверждаемый учетной политикой перечень первичных документов могут входить только те бланки, которые содержат обязательные реквизиты:

  • полное наименование документа;
  • дата оформления специалистом;
  • сведения о фирме, создающей данный документ;
  • первичка должна отражать суть содержания произведенной операции;
  • измерители натуральной и денежной разновидности для оценки события в хозяйственной жизни организации;
  • все первичные учетные документы имеют числовые характеристики для товарной продукции;
  • информация о том, кто из сотрудников компании составил документ, кто несет ответственность за достоверность указанных в нем данных;
  • первичные учетные документов бухгалтерского учета, перечень которых используется в компании, в обязательном порядке должны подписывать ответственные лица.

Важная особенность – если бланк документа заполняется в электронном формате, он подкрепляется электронной подписью должностных лиц, за которыми закреплена обязанность ведения первички. Все первичные документы бухгалтерского учета, перечень которых сформирован главным бухгалтером и утвержден руководством компании, обладают юридической силой. 

Источник: https://spmag.ru/articles/pervichnye-uchetnye-dokumenty

Основы формирования первичного учета

Оформление документов первичной отчетности по учету сырья

Первичный учет можно считать начальная стадия систематизации операций, которые служат характеристикой процессов, протекающих на предприятии.

Первичному учету «подверженны»: заготовление, покупка и расход материальных ресурсов, расходы на производство, перемещение полуфабрикатов и остатков незаконченного производства, объем произведенных товаров, их отгрузка и продажа, расчеты с поставщиками, потребителями, кредитными организациями, учредителями и т.п.

Первичные данные о финансово-хозяйственной деятельности обязательно находят отражение в первичной учетной документации.

Первичный бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее проведение финансово-хозяйственной операции. Данное свидетельство обладает юридической силой и не нуждается в дополнительных уточнениях и подтверждениях.

Обязательные атрибуты первичного бухгалтерского документа:

1) Наименование документа – отражает в общем виде финансово-экономическое содержание операции. Документ без наименования, а также с неясно написанным названием не обладает юридической силой.

2) Название, а иногда – адреса и расчетные банковские счета сторон (как физических, так и юридических), принимающих участие в хозяйственной операции. Если в первичном документе отсутствует название хотя бы одной из сторон, документ считается недействительным и не подлежит исполнению.

3) Описание хозяйственной операции. По сути, описание операции вытекает из названия самого документа.

4) Измерители проводимой хозяйственной операции. Если измерителей нет, то считается, что расчетная база документа отсутствует.

5) Дата составления. Если даты нет или она нечетко написана, документ теряет определение во времени. Юридическое значение такого документа очень сомнительно.

6) Подписи должностных лиц – директора и главного бухгалтера.

Первичные бухгалтерские документы подлежат заполнению четким, разборчивым почерком вручную (шариковой ручкой), на печатной машинке или принтере.

Обычно для документов используют стандартные формы бланков, не привязанные к какому-либо ведомству: бланки ордеров, счетов, талонов, накладных, ведомостей и т.п. Первичные документы должны составляться при совершении операции, а если это не возможно в силу независящих от сторон причин, — то сразу после завершения операции.

В случае появления ошибки в учетных записях, может быть применен метод отрицательной или сторнировочной записи: ошибка повторяется красной пастой (или другими цветами – черными, синими) и заключается в квадратную рамку. Таким образом ошибочная запись упраздняется, а рядом делается правильная запись.

Альтернативный способ исправления ошибок – зачеркивание ошибки одной чертой и записью рядом правильного значения, после чего исправление подтверждается подписью бухгалтера и датой. Дополнительно к документу может быть прикреплена справка, разъясняющая причину ошибки и необходимость такого исправления.

Не допускается применение любых исправлений, подчисток, помарок и т.п. в банковских и кассовых документах.

При заполнении любого документа бухгалтер должен руководствоваться принчипами и рекомендациями, указанными в специализированных нормативно-правовых актах.

Первичные документы служат основой для внесения записей в учетные регистры, ведомостя, карточки, журналы, а также на различные цифровые носители (диски, дискеты, флеш-карты и т.п.)

Учетные документы разделяются на внешние и внутренние

Внешние документы – те, которые предприятие получает от других учреждений: из госорганов, учредителей, банков, вышестоящих филиалов, от поставщиков продукции, потребителей и т.п. Примеры документов: платежное требование-поручение, счет-фактура и т.п.

Внутренние документы выходят внутри самого предприятия

Виды внутренних документов:

— распорядительные;

— оправдательные;

— бухгалтерского оформления;

— комбинированные.

Распорядительные – этот вид документов одержит в себе распоряжения, указания, направленные на выполнение определенных хозяйственных операций. Распоряжение может быть издано руководителем организации, его заместителем или уполномоченным лицом.

Оправдательные – представляют собой документальное подтверждение факта проведения хозяйственной операции. Например, акт приема товара, приходные ордера, акт прихода/ухода основных средств, акт приема у рабочих готовой продукции и т.п.

Читайте также  Трудовой договор правила составления и оформления

Документы бухгалтерского оформления – пишутся в случаях, когда хозяйственную операцию нет фозможности задокументировать имеющимися документами, а также при обработке оправдательных и распорядительных документов. Примеры: ведомость распределения, справка и др.

Комбинированные документы играют роль одновременно исполнительных и распорядительных документов. К таковм могут относиться приходные и расодные ордера, расчетно-платежные ведомости по выдаче зарплаты, авансовые отчеты и т.п.

Также бухгалтерские документы можно разделить на разовые и накопительные. Разовые – применяются при каждой хозяйственной операции.

Накопительные заполняются поэтапно, на протяжении определенного периода времени, а в конце периода подводятся итоги по конкретным показателям.

В качестве примеров накопительных документов можно назвать 2-недельные или месячные наряды на работу, лимитные ведомости на отгрузку материалов со складов и т.п.

Учетные документы можно разделить также на первичные и сводные.

Первичные подлежат оформлению в момент проведения финансово-хозяйственной операции (накладные на отгрузку материалов со склада и т.п.)

Сводные – формируются на основе первичных (расчетно-платежная ведомость).

При указании данных в первичных документах появляется бухгалтерская информация, которая не является автоматически зарегистрированной. Перед внесением в первичные документы все параметры данной информации подлежат арифметическому и юридическому контролю. Подобный контроль может проводиться как составители первичного учета, так и сотрудники управленческого аппарата.

Подписывая всевозможные ведомости, ордера, поручения требования и любые другие документы, руководитель должен предварительно проанализировать каждую хозяйственную операцию, обозначенную в них.

При формировании бухгалтерской информации можно выделить несколько этапов:

1) предварительная работа;

2) составление первичного документа;

3) утверждение первичного документа;

4) оформление и обработка первичного документа бухгалтером.

Сбором бухгалтерской информации занимаются соответствующие службы предприятия. При этом необходим максимально высокий уровень качества аналитики и скорости учета.

Затем следует стадия обработки информации. Для этого потребуется привлечь непосредственно сотрудников управленческого аппарата предприятия.

Например, при составлении перечня товарно-материальных ценностей по первичным документам предполагается распределение и обобщение данных в карточках учета складского имущества. Каждый месяц происходит перенос данных с карточек и книг в отчеты о перемещении материалов.

В конце отчетного периода заведующие складами и начальники соответствующих подразделений обязаны представить эти отчеты в бухгалтерию.

Участие сотрудников управленческого аппарата в обработке данных обязательно, ведь они смогут выявить конкретного виновника в конкретной недостаче или растрате средств или имущества.

Когда проведена проверка точности математических подсчетов, обоснованность и законность оформленных операций, можно приступать к регистрации бухгалтерских документов. После этого проводится группировка данных по синтетическим и аналитическим счетам бухучета – все факты фиксируются по учетным регистрам.

Учетные регистры – это, фактически, специфические счетные таблицы, сформированные согласно экономической группировке информации по имеющемуся имуществу и источникам его образования на предприятии. С помощью таблиц происходит отображение финансово-хозяйственных операций на бухгалтерских счетах.

По принципу формирования учетные регистры разделяют на хронологические и систематические. Хронологический вариант регистра предполагает фиксацию операций по мере их совершения. А в систематических регистрах операции группируют по заранее заданным признакам.

Оформление учетных регистров может быть весьма разнообразным: картотеки, бухгалтерские книги, журналы, ведомости, цифровые носители и т.п.

В систематических регистрах можно проводить синтетический учет; а в аналитических регистрах – аналитический учет. Запись в позициях регистра может выполняться как вручную, так и с помощью современной печатной техники.

Форма регистра будет зависеть от его назначения, особенностей учитываемых объектов, способов регистрации. Также на форму влияет совокупность и размещение реквизитов в регистре. Запись финансово-хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетная регистрация.

Все страницы бухгалтерской книги должны быть пронумерованы и скреплены в переплете. На последней странице записывают число страниц, а уполномоченные лица расписываются.

Страницы некоторых книг, например, кассовой, должны не только нумероваться, но и прошнуровываться шпагатом, после чего скрепляться сургучной печатью. Для содержания может быть отведена одна иди несколько страниц, в зависимости от объема книги.

Бухгалтерские книги используются как при синтетическом, так и при аналитическом учете.

В качестве материала для карточек используется плотная бумага или не очень плотный картон, при этом карточки не скрепляются между собой. Они подлежат хранению в специальных ящиках – картотеках. При открытии карточки об этом делается запись в специальном реестре – так обеспечивается контроль за сохранностью документа. Срок действия карточки – 1 год.

А вот для оформления ведомостей подойдет менее плотная бумага, но большего формата. Хранят ведомости в специфических папках – регистраторах. Открывают ведомости обычно на 1 месяц или на 1 квартал.

Любая запись в учетном регистре должна быть четкой, разборчивой, не вызывающей двузначных трактовок. Когда операция уже зарегистрирована в учетном регистре, на первичном документе делается отметка об этом, с целью упрощения дальнейшей проверки. В конце месяца на каждой странице учетного регистра проводят ревизию результатов.Итоговые записи регистров сверяют с данными оборотных ведомостей.

Когда годовой отчет утвержден, учетные регистры сортируют, скрепляют и передают на хранение в архив предприятия.

Как исправлять ошибочные записи в учетных регистрах

Всего различают 3 способа исправления ошибок в указанных документах: корректурный; сторнировочный; дополнительная запись.

Корректурный способ возможен лишь в случаях, если ошибки выявили до формирования баланса, или же если ошибки не касались корреспонденции счетов. Проводится он путем зачеркивания тонкой линией ошибочного текста или цифры и записью рядом или выше правильного знака с соответствующим примечанием.

Пример. Вместо 500 руб. было указано 800 руб. В таком случае «800 руб.» зачеркивается, рядом пишется «500 руб.», а сбоку уточняется: «зачеркнуто «800 руб.» и рядом написано «500 руб.», исправленному верить», ставится дата и подпись.

Денежная документация не допускает любых исправлений, подчисток и т.п., даже с учетом оговорок.

Сторнировочный способ больше всего актуален для цифровых записей. И заключается он в упразднении ошибочной записи отрицательным числом, то есть, проводится ошибочная корреспонденция и сумма красными чернилами. А попутно пишется правильное число обычными чернилами. Когда результаты будут суммироваться, следует вычитать операции, записанные красными чернилами.

Применяют сторнировку при неправильной корреспонденции счетов или в случае завышения суммы.

Дополнительные записи подойдут для случаев, когда произошло ошибочное занижение суммы хозяйственной операции. Допустим, поставщику сырья предприятие перечислило 550 руб., запись сделана с соблюдением правил корреспонденции, но сумма была указана на 200 руб. меньше.

То есть, имеет место запись: дебет счета – «Расчеты с поставщиками», кредит счета – «Расчетный счет» — 350 руб. Но поставщику надо отдать всю положенную сумму (мы ведь не хотим его потерять!).

Поэтому оформляем дополнительную проводку: дебет счета – «Расчеты с поставщиками», кредит счета – «Расчетный счет» — 200 руб.

Оформляется дополнительная проводка в расчетном или в следующем месяце. Используют дополнительную запись при 2-х условиях:  а) если в учетном регистре нет записи отдельной строчкой о первичном документе;

 б) если в учетном регистре сумма операции была занижена.

Источник: http://producm.ru/byhgalteria/osnovy-formirovaniya-pervichnogo-ucheta-/

Первичные документы бухгалтерского учета

Оформление документов первичной отчетности по учету сырья

Все предприятия, которых законодательство обязало вести бухгалтерский учет, должны оформлять каждую хозяйственную операцию соответствующим первичным документом.

Что такое хозяйственная операция? Это какое-либо событие из жизни предприятия, которое оказывает влияние на структуру его активов и/или движение денежных средств.

Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные документы оформлялись в момент совершения хозяйственной операции. Если же выполнять действие и тут же его документировать не представляется возможным, то закон разрешает оформить «первичку» сразу же после его окончания.

Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными, последние должны быть заверены соответствующими электронными подписями. Однако если наличие бумажного первичного документа требуется по условиям договора или законодательно, то хозяйствующий субъект по требованию контрагента обязан будет изготовить бумажные копии соответствующих электронных документов.

 Обязательные реквизиты первичного документа

Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.

В обязательном порядке первичный документ должен содержать:

  • непосредственно название документа;
  • дата, когда документ был составлен;
  • название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
  • суть хозяйственной операции;
  • натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
  • указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
  • подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.

 Собственные или унифицированные формы первичной документации?

Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.

Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.

Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.

А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.

Читайте также  Оформление служебного задания на командировку

 Первичные документы разных областей бухгалтерского учета

Мы приведем лишь основные первичные документы, с которыми сталкивается любое предприятие в процессе работы. Однако существует еще множество специальных форм, использующихся в соответствующих ситуациях и отраслях. К примеру, утвержден ряд форм для сельскохозяйственных, торговых, добывающих, транспортных и других предприятий.

К специфическим операциям можно отнести списание естественной убыли, ответственное хранение, лизинг и многое другое.

Учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА)

Основные средства — это такие материальные активы, которые служат более 1 года и переносят свою стоимость на готовый продукт частями.

Для их учета Госкомстат РФ предусмотрел специальные типовые формы:

— при постановке объекта основных средств на учет заполняется форма № ОС-1 и заводится инвентарная карточка по форме № ОС-6;

— перемещение объектов ОС сопровождается оформлением акта приема-передачи или же просто отмечается в инвентарной карточке;

— при списании объекта ОС заполняют форму № ОС-4;

— для учета объектов НМА предусмотрена специальная форма № НМА-1.

— для инвентаризации разработаны формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а (инвентаризационная опись), № ИНВ-18 (сличительная ведомость), № ИНВ-22 (приказ) и № ИНВ-26 (ведомость результатов).

Учет запасов и готовой продукции

Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.

Здесь применяют следующие формы:

  • приходная накладная;
  • все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
  • для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
  • движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.

Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:

  • инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
  • приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
  • сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
  • ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).

Расчеты с покупателями

Для осуществления взаимодействия с покупателями оформляют следующий пакет документов:

  • счет-фактура;
  • товарная или расходная накладная — форма Торг 12;
  • акт приема-передачи работ или услуг;
  • транспортная накладная — форма 1-Т;
  • кроме того, периодически проводят инвентаризацию взаиморасчетов с покупателями, где применяется акт инвентаризации расчетов — форма ИНВ-17.

Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете

Следует помнить, что исправления в любых кассовых документах недопустимы. Документ, в котором содержатся исправления, считается недействительным.

Основные кассовые первичные документы это:

  • приходный кассовый ордер (№ КО-1);
  • расходный кассовый ордер (№ КО-2) ;
  • кассовая книга (№ КО-4);
  • книга учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (№ КО-3);
  • авансовый отчет (№ АО-1);
  • акт инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15).

Для учета операций на банковских счетах предприятия используют платежное поручение и банковские выписки.

Учет заработной платы

В работе с заработной платой наемных работников в обязательном порядке оформляются следующие документы:

  • платежная ведомость (№ Т-53);
  • расчетная ведомость (№ Т-51);
  • расчетно-платежная ведомость (№Т-49);
  • расчетный листок;
  • справка о доходах (№ 2-НДФЛ).

Во всех первичных документах, кроме кассовых, Закон о бухгалтерском учете разрешает делать исправления. Рядом с таким исправлением должны быть указаны фамилия и должность ответственного лица, а также дата корректировки.

Впрочем, чистые, правильно заполненные, упорядоченные и заархивированные документы нередко служат и руководству предприятия, особенно это важно в ситуациях с судебными тяжбами. А потому работать с «первичкой» необходимо аккуратно и внимательно.

Ниже приведем примеры самых популярных документов

Источник: https://blog.ksio.ru/prochee/pervichnye-dokumenty-buxgalterskogo-ucheta

Первичная бухгалтерская документация на предприятии: виды и основные понятия

Оформление документов первичной отчетности по учету сырья

Первичная документация в бухгалтерии

Приветствую вас, уважаемые читатели, на моем блоге!

Обычно, я просматриваю рабочую почту каждый день, но на этой неделе не срослось, и писем накопилось немало. Сегодня решила разобрать и тема новой статьи пришла сама собой. Будем говорить о первичной документации, ведь это основа регистров и важная часть работы бухгалтера.

Во время учебы эта тема была не самой важной, да и тяжело осваивать ее в теории, но поступив на работу, пришлось наверстывать упущенное. Давайте заранее разберем все нюансы, чтобы избежать трудностей в будущем. В предыдущей теме мы разобрали бухгалтерские регистры, я знаю, немного сложновато, но после сегодняшней статьи станет немного проще.

Чтобы уверенно ориентироваться в плоскости первичной документации мы рассмотрим:

  • Понятие и назначение первичной документации предприятия.
  • Обязательные реквизиты и допустимы изменения первичных документов.
  • Группы, виды, степени детализации и возможные правки документов.
  • Сроки действия и хранения первичной документации.

Основная цель – научиться отличать первичный документ от остальной массы не менее важных бумаг, запомнить их реквизиты и виды. Обещаю, будет интересно, приступим!

[direct]

Как правильно работать с первичной бухгалтерской документацией

Для начинающих, неопытных бухгалтеров и предпринимателей хочется объяснить принципы работы с первичной бухгалтерской документацией.

Документы, с которыми вы будете работать, делятся на две группы:

  • Поступившие от кого-либо;
  • Исходящие от вас.

Как работать с поступающими документами?

1. Определите: является ли данный документ бухгалтерским?

Документ, принимаемый к учету должен содержать существенную для отражения в учете информацию, т. е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии.

Например, кассовый чек «говорит» об оплате кому-либо (расход денег), накладная — о перемещении ТМЦ (приход-расход) и т. д. А вот, например, заявление сотрудника с просьбой выдать аванс без визы руководителя к работе принимать нельзя.

Не являются бухгалтерскими документами всякие записки, черновики, газетные вырезки и прочее. А так же документы, составленные с нарушением установленных для них правил.

2. Определите: относиться этот документ к вашей организации или нет?

Документ, проще говоря, должен иметь отношение к данному предприятию, т. е. в нем должны быть реквизиты именно вашей организации, либо они должны быть выписаны на вашего сотрудника.

Бывает, что по разным причинам, вам приносят документы, не относящиеся к данной организации. Это возможно просто ошибка. А может быть и так, что сотрудник осознано, стремится списать с себя подотчетные суммы.

Возможно еще, что документы по закупу ТМЦ (работ, услуг) сознательно выписываются на данное предприятие с целью получить дополнительные суммы на вычет по налогам.

В случае, если несоответствие между вашим видом деятельности и сутью документа бросается в глаза, то лучше этот документ не брать к учету.

Еще один момент — возможно контрагент не имеет оснований выписывать в ваш адрес, данный документ, т. е. у вас нет с ними договорных отношений.

Например, энергоснабжающая организация выставила вам счет, не разобравшись, что потребляемую вами электроэнергию оплачивает другая организация, например, арендодатель.

3. Проверьте реквизиты.

Контрагент несет ответственность за правильность своих реквизитов сам. Сейчас многие предприятия используют компьютерные программы и поэтому ошибок в своих реквизитах, как правило, не допускают, хотя и такое бывает. А вот ваши реквизиты стоит перепроверить — в них зачастую могут быть ошибки.

Отдельно надо сказать про рукописные документы — кроме того, что в них бывают ошибки, так же бывает, что документ поддельный, т. е. например, выписаны от имени несуществующего предприятия.

Существует или нет такое предприятие, можно перепроверить через реестр налогоплательщиков на сайте Налогового комитета РК.

Подписи в документе должны быть подлинными, т. е. именно тех людей кому они принадлежат, и эти люди должны иметь право подписывать такие документы. В документах не допускается факсимильная подпись.

Печатей в одной организации может быть несколько. Проверьте, та ли печать стоит на данном документе. Например, на счет-фактуре не должна стоять печать с надписью «Отдел кадров».

Еще бывает, что документ по ошибке выписан на схожую по названию организацию. Во всех таких случаях надо обратиться в эту организацию и потребовать переделать документ.

4. Было ли фактически совершено событие, отраженное в документе?

Возможно, поставщик не поставлял вам эти ТМЦ или не оказывал вам этих услуг. Или возможно контрагент выставил счет на больший чем нужно объем, цену и соответственно сумму.

Например, на ваш склад не привозили указанный в счете товар. Ваши специалисты этот документ должны акцептовать (подтвердить). В данном примере это должен подтвердить завсклад, своей подписью о получении товара.

А цену, объем, и условия закупа надо сравнить с условиями договора. Либо это должен подтвердить экономист — маркетолог или снабженец.

5. Определите: к какому периоду относиться документ.

Периоды могут быть:

  • текущий месяц,
  • текущий квартал,
  • текущий год,
  • прошедший месяц,
  • прошедший квартал,
  • прошедший год.

От этого зависит, нужно ли принимать этот документ к учету. Да бывает и такое, что, например, приносят Счет-фактуру за прошедший период — на ваше усмотрение принимать его к учету или нет.

В целом, конечно, вы обязаны принять документ к учету, но если примите, это вызовет необходимость корректировать отчеты в т. ч. и налоговые.

Однако если отчеты прошедшего периода текущего года (прошлый квартал, прошлый месяц) исправить не составит труда, то отчеты прошлого года откорректировать бывает весьма затруднительно. Выбор за вами;

Возможно этот документ уже был (есть) у вас. Тогда либо это дубликат (копия), либо этот документ от вас забирали для чего-либо и теперь вернули. Будьте осторожны — не проводите один документ дважды. Это создаст двойные обороты, т. е. необоснованно увеличит те или иные суммы.

Читайте также  Возврат тары поставщику документальное оформление

6. Определите: к какому разделу учета относиться документ.

Разделы учета:

  1. Касса,
  2. Банк,
  3. Материалы,
  4. Товары,
  5. Основные средства,
  6. Подотчетные лица,
  7. Поставщики,
  8. Покупатели и т. д.

Как работать с поступающими документами

Существует регламентация документов по разделам учета. Это можно прочитать в любом учебнике бухучета. Например, Выписка банка — это документ раздела «Банк», так же называется и регистр, куда вы подошьете этот документ.

Это просто. А вот с документами относящимся к приходу ТМЦ дело обстоит сложнее.

Определите, чем для вашей компании является поступившее ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой/работой (да и такое бывает)?

Материал — это то, что используется в работе и при этом расходуется, т. е. заканчивается. Например, это бумага, бензин, цемент и прочее. Материал изменяет свою форму: был цемент — стало бетонное изделие.

Товар в отличие от материала не используется в работе, оно приобретается для дальнейшей реализации, т. е. для продажи. Это единственное его отличие. А на практике товаром может быть и бумага, и бензин, и цемент — смотря, чем мы торгуем.
Справочник товаров в программе «1С» называется «Номенклатура».

Основное средство — это некое орудие труда, используемое в работе, которое в отличие от материала не меняет своей физической формы. Т. е. не заканчивается и не расходуется.

Например, это стол, компьютер, автомобиль и т. д. И через несколько лет эксплуатации они останутся столом, компьютером и автомобилем. Только в процессе эксплуатации происходит амортизация (износ) ОС.

В программе «1С» ОС называются фиксированными активами.

Бывает так же, на что некую услугу (работу) выписывают документ, будто бы вам продали товар. Например, СТО заменило масло в двигателе вашего автомобиля, а счет-фактуре вместо «замена масла» пишут «моторное масло такое-то, такое-то количество, по такой то цене».

Задайте себе вопрос: а мы получали фактически это товар на руки? Нет. Тогда — это услуга (работа) и приходовать этот документ нужно соответствующим образом.

7. В какой регистр (журнал) вы подошьете этот документ?

Определите это сразу, и желательно сразу же после обработки подшейте документ на свое место. Бывает правда, что документ пока нельзя «убрать» — он еще требует какой-то доработки или выяснения каких-то обстоятельств. Желательно завести отдельную папку для таких бумаг или отдельный лоток.

Одна из самых плохих недостатков которое могут быть у бухгалтера — это лень. Документ отложенный «на потом», может вызвать массу неприятностей.

Поэтому лучше документы обрабатывать по возможности сразу после получения. Документы, отложенные по объективным причинам, надо дорабатывать сразу же как представляется такая возможность.

8. Определите: будут ли в дальнейшем какие-либо события связанные с этим документом?

Некоторые документы могут в будущем повлечь какие-либо последствия. Например, Уведомление налогового комитета может вызвать в будущем неприятные последствия: арест счета и т. д. Поэтому с такими документами нужно заняться незамедлительно, отложив все прочие дела.

Бывают так же документы, которые могут иметь неприятные последствия после вашего подтверждения их правильности. Например, Акт сверки с указанием вашей кредиторской задолженности — это может быть основанием для подачи иска в суд против вашей компании.

Поэтому если не уверены, лучше оставьте подобные документы на усмотрение руководителя. Иные документы могут потребовать получения других документов.

Например, накладные на приход товара без счет-фактуры. Возможно, так установлено, что ваш контрагент позже выставит вам общую счет-фактуру за определенный период или объем товара.

В таком случае эти накладные надо собирать и сразу же после окончания периода или получения оговоренного объема напомнить поставщику об счет-фактуре.

Здесь же надо упомянуть о следующем: бухгалтер должен держать на контроле своевременное получение необходимых документов.

Документы, об ожидаемом поступлении которых вы знаете, надо требовать от контрагента или ответственного сотрудника в случае не получения в установленные сроки.

Источник: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

[direct2]

Первичные документы в бухгалтерском учете

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Источник: https://buhgalterov.ru/dokument/pervichnaya-dokumentatsiya.html

Первичные документы бухгалтерского учета — перечень

Оформление документов первичной отчетности по учету сырья

Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Итоги

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018–2019 годах может быть таким:

  1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

  1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите здесь.

  1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49».

  1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
  • Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС».

  • Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец».

  • Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС».

  • Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец».

  • Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец».

  1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018–2019 годов:
  • Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

  • Расходный кассовый ордер.

Подробности о нем см. в материале «Расходный кассовый ордер — бланк и образец».

О правилах оформления этого документа читайте здесь.

О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов?».

  1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте здесь.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки — образец».

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 – список был предложен выше:

  • Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
  • Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
  • Счет-фактура.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/pervichnye_dokumenty_buhgalterskogo_ucheta_perechen/