Кто проверяет бухгалтерию предприятия?

Содержание

Проверка главного бухгалтера руководителем: на что обратить внимание и по каким точкам контролировать

Кто проверяет бухгалтерию предприятия?

По Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ руководитель отвечает за организацию налогового, бухгалтерского учета, своевременность, правильность начисления, уплаты налогов. Главный бухгалтер — за ведение бухгалтерского учета, предоставление достоверной, полной отчетности. Получается, что за ошибки главбуха платить руководителю.

1. Внешние признаки проблем в бухучете

2. Проверка банковских выписок

Выбирая организационно-правовую форму, 2/3 российских предпринимателей склоняются к ООО, полагая, что Статья 56 ГК РФ освобождает их от финансовой ответственности за деятельность юридического лица, точнее ограничивает ее размерами учредительного капитала. Эта точка зрения не совсем верна.

По Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ руководитель отвечает за организацию налогового, бухгалтерского учета, своевременность, правильность начисления, уплаты налогов. Главный бухгалтер — за ведение бухгалтерского учета, предоставление достоверной, полной отчетности.

Получается, что за ошибки главбуха платить руководителю.

По ст. 3 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ: «В случае несостоятельности (банкротства) общества по вине его участников на указанных лиц в случае недостаточности имущества общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам».

То есть от оплаты задолженности государству, частным кредиторам, доказанной судом, владельца фирмы ничего не спасет, причем оплата эта будет из личных средств. Прибавьте возможность уголовной ответственности по доброму десятку статей УК РФ со сроками лишения свободы до 15 лет, и станет понятно, что доверять надо, но проверка бухгалтера руководителем необходима.

Внешние признаки проблем в бухучете

Понятия «проверка» и «контроль» разные, контролировать главного бухгалтера надо собственными силами, а проверить профессионала сможет только сторонний аудитор, превосходящей квалификации.

Перед началом проверки, стоит сформулировать для себя ее цели, порядок действий, если она выявит серьезные нарушения. Контроль же необходим постоянный, чтобы оградить себя от мошенников, просто ошибок, вызванных усталостью, невнимательностью, даже некомпетентностью.

  Существует несколько основополагающих моментов, по которым руководитель может судить о качестве бухучета. Признаки проблем:

  1. Ошибки в базе данных 1С, выявленные технологическим анализом, за истекшие периоды со сданной отчетностью. Если база выдает список ошибок, то причина только одна: низкая квалификация бухгалтеров, незнание ими программы 1С. Когда бухгалтерия состоит из нескольких человек, по списку ошибок можно определить, кто из пользователей их допустил. А виноват в этом глава подразделения, не справившийся с контролем подчиненных, не сумевший избавиться от некомпетентных работников.
  2. Беспорядочный документооборот, отсутствие архива отчетности, сверок, реестра документов. Все перечисленное можно определить по:    — Документам, хранящимся россыпью, а не раздельно, по группам учета. Причина этого одна: халатность. Бумаги за истекшие периоды должны быть за архивированы, прошиты, опечатаны. Вторым листом архива должен идти сверенный реестр документов, подписанный главбухом. Если всего этого нет (проверить просто: попросите принести бумаги полугодовой давности по любому клиенту, поставщику), установите сроки наведения порядка. Параллельно назначьте экспресс проверку работы бухгалтера или аудит. Когда порядок наведут, увольте главбуха: этот человек некомпетентен.- Присутствию в архиве ксерокопий финансовых документов, бумаг без синих печатей или подписей. Это нарушение допускают 99% компаний, чем обширнее клиентская база, тем сложнее получить оригиналы. Другое дело, что въедливый главбух душу вынет из персонала, пока к окончанию отчетного периода не получит необходимое, и большинство бумаг занимают, свое место в архиве. Если этого не происходит, значит человек не соответствует занимаемой должности.- Отсутствию архива, при упорядоченном хранении бумаг. Тут лучше действовать не кнутом, а пряником. Выпишите главбуху премию за своевременное архивирование (работа нудная, но нужная), дайте ему рычаги административного, материального воздействия на подчиненных.
  3. Отсутствие налогового планирования: квалифицированный руководитель финансового подразделения должен ежеквартально (лучше ежемесячно) подавать директору план предстоящих выплат в бюджет. Не происходит это в 90% случаев при многочисленных ошибках базы 1С. В этом случае с сотрудником лучше расстаться: крупные налоговые штрафы исчисляются сотнями тысяч рублей, за нарушения налогового законодательства предусмотрена уголовная ответственность.

Перечисленные пункты легко контролировать самостоятельно, помощь аудитора понадобится при более детальном анализе документов.

Проверка банковских выписок

Контролировать банковские документы необходимо, чтобы спать спокойно. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные схемы злоупотреблений, пользующиеся спросом, у главных бухгалтеров компаний.

Откаты от дебиторов

С ними сталкиваются организации, имеющие большую клиентскую базу, торгующие с отсрочкой платежа. Полная информация о размере задолженности, сроках оплаты, причинах отсрочки, должна быть не только у бухгалтерии.

Иначе можно столкнуться со схемой: за перенос сроков оплаты, клиент в конверте платит вашему бухгалтеру (суммы доходят до 0,3% за день), или рассчитывается услугами, товаром.

Избежать этого можно устраивая периодические проверки дебиторской задолженности, обязав бухгалтерию сообщать о возникновении просрочки платежа в день ее появления.

Другие виды откатов

Финансовый директор, главбух, перераспределяют денежные потоки компании. У них всегда есть возможность словчить, а рассчитаться с ними могут не наличкой, а выставив счет на оплату курсов повышения квалификации, семинара.

Если страсть подчиненного к учебе стала внушать подозрения, среди банковских выписок за полгода есть оплата нескольких подобных мероприятий, поговорите с ним. Выясните подробно где, когда проходит семинар, кто его ведет, кто участвует.

Не поленитесь, переговорите с руководителями других участников семинара.

Воровство при нехватке оборотных средств

Поступление денег происходит неравномерно, компании периодически сталкиваются с ситуацией, когда необходимо сделать платежи, в том числе налоговые, на определенную сумму за короткий срок, а есть только ее половина, вторая появится через несколько дней.

Вот тут и наступает момент, которым пользуется нечистый на руку бухгалтер. Сначала он налоговые выплаты делает вовремя, потом может ими пожертвовать. Отслеживайте сроки выплат в бюджет, их исполнение полностью.

За первоочередное перечисление денег одному кредитору вместо другого он может вымогать откат. Хорошо, если об этом сообщат, но ситуация может остаться тайной. По этой схеме могут действовать мошенники и в организациях, не испытывающих проблем с оборотными средствами.

Они искусственно создают дефицит, наживаясь на «левых» вознаграждениях. Сообщником главбуха может быть снабженец, руководитель отдела поставок, начальник отдела продаж.

Источник: https://www.business.ru/article/828-proverka-glavnogo-buhgaltera-rukovoditelem-tochki-kontrolya-chast-1

Проверка корректности ведения бухгалтерского и налогового учета в «1С:Бухгалтерии 8»

Кто проверяет бухгалтерию предприятия?
В статье к.э.н. ст. преподаватель кафедры учета, анализа и аудита Экономического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова, консультант-эксперт по бухгалтерскому учету В.Ю. Савин и профессор С.А.

Харитонов рассматривают возможности программы «1С:Бухгалтерия 8» по проверке корректности ведения бухгалтерского учета, налогового учета по налогу на прибыль и по налогу на добавленную стоимость.

После выполнения всех регламентных операций по закрытию периода требуется проверить корректность полученных учетных данных, по которым предстоит сформировать и представить в налоговые органы регламентированную отчетность по бухгалтерскому учету, налоговому учету по налогу на прибыль и налоговому учету по налогу на добавленную стоимость.

Помочь пользователю могут следующие специальные отчеты системы:

  • отчет Экспресс-проверка ведения учета;
  • отчет Анализ состояния бухгалтерского учета;
  • отчет Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль;
  • отчет Анализ состояния налогового учета по НДС.

Отчет «Экспресс-проверка ведения учета»

Отчет Экспресс-проверка ведения учета находится в меню Отчеты -> Экспресс-проверка ведения учета.

Перейдя к меню настроек (кнопка Перейти к настройке),  можно выбрать предусмотренные отчетом четыре группы проверок:

  • проверки соблюдения положений учетной политики;
  • проверки ведения кассовых операций;
  • проверки операций, связанных с ведением книги продаж;
  • проверки операций, связанных с ведением книги покупок.

Проверки запускаются нажатием на кнопку Выполнить проверку.

Рассмотрим проверки, входящие в каждую из четырех групп.

Положения учетной политики

Группа проверок Положения учетной политики объединяет в себе одиннадцать проверок.

Полный список проверок данной группы и комментарии к ним представлены в таблице № 1.

Если бухгалтер не уверен, нужно или не нужно выполнять конкретную проверку, то признак проверки для нее можно оставить.

Программа самостоятельно проанализирует условия, необходимые для выполнения отдельных проверок. Если проверка не требуется, тогда будет выдано сообщение об отсутствии ошибок.

Таблица 1.

Проверки положений учетной политики

№ п/п Наименование проверки Предмет проверки Условия, при которых выполняется проверка
1 Наличие учетной политики организации по бухгалтерскому и налоговому учету Наличие записей в регистре сведений Учетная политика организаций, дата которых меньше или равна дате начала периода проверки
2 Наличие учетной политики по персоналу Наличие записи в регистре сведений Учетная политика по персоналу Если в настройках параметров учета указано, что расчеты персоналом ведутся в «1С:Бухгалтерии 8»
3 Неизменность учетной политики по бухгалтерскому учету в течение года Отсутствие записей в регистре Учетная политика организаций, с датой, отличающейся от даты начала года, в которых изменены параметры учетной политики по бухгалтерскому учету
4 Неизменность учетной политики по налоговому учету в течение года Отсутствие записей в регистре Учетная политика организаций, с датой, отличающейся от даты начала года, в которых изменены параметры учетной политики для целей налогообложения. Исключением являются изменения, которые обусловлены внесением изменений в законодательство.
5 Соответствие способа оценки товаров в рознице использованию счетов учета товаров Для способа оценки товаров в розницу «По стоимости приобретения» проверяется отсутствие остатков и оборотов по счетам 41.11 «Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости)», 41.12 «Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)», 42 «Торговая наценка» Если в настройках учетной политики указано, что организация ведет деятельность, связанную с розничной торговлей и учитывает товары в рознице По стоимости приобретения
6 Соответствие применения метода «директ-костинг» фактическому закрытию счета 26 Если метод «директ-костинг» используется, проверяется, что счет 26 закрывается на счет 90. Если метод «директ-костинг» не используется, проверяется, что счет 26 закрывается на счета 20, 23, 29. Если в настройках учетной политики указано, что организация ведет деятельность, связанную с производством продукции и (или) выполнением работ, оказанием услуг
7 Соответствие применения ПБУ 18/02 использованию соответствующих счетов учета Контролируется отсутствие остатков и оборотов на счетах 09 «Отложенные налоговые активы», 77 «Отложенные налоговые обязательства», 68.04.2 «Расчет налога на прибыль» и субсчетах счетах 99.02 «Налог на прибыль» Если в параметрах учетной политики, снят флажок Применяется ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль».Либо если в учетной политике организации установлено, что организация применяетУСН.
8 Неприменение ПБУ 18/02 при условии применения УСН Проверяется, чтобы не был установлен флажок Применяется ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» Если в учетной политике организации установлено, что организация применяетУСН
9 Отсутствие движений регистров налогового учета по налогу на прибыль в случае применения УСН Контролируется отсутствие движений в регистрах, предназначенных для налогового учета по налогу на прибыль Если в учетной политике организации установлено, что организация применяетУСН
10 Отсутствие остатков и оборотов по счетам ЕНВД в случае неприменения ЕНВД Контролируется отсутствие движений на счетах бухучета, прямо или косвенно связанных с ЕНВД Если в учетной политике, не взведен флажок Применяется особый порядок налогообложения по отдельным видам деятельности
11 Соответствие наличия операций, не облагаемых НДС или облагаемых по ставке 0 %, учетной политике Контролируется отсутствие на счете 90 «Продажи» оборотов по субконто Ставки НДС со значениями Без НДС и 0 % Если в учетной политике не взведен флажок Организация осуществляет реализацию без НДС или с НДС 0 %
Читайте также  Дебиторская задолженность какой счет в бухгалтерии?

Операции по кассе

Группа проверок Операции по кассе объединяет в себе восемь проверок.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/14999/

Как проверить бухгалтера на профпригодность самостоятельно — Профдело

Кто проверяет бухгалтерию предприятия?

Татьяна Никанорова

08.09.2016

Бухгалтера надо проверять. Проверка позволит вам убедиться, что все сделано верно и можно «спать спокойно». Если нужно проверить бухгалтера, делать это следует так.

  1. Сверьтесь с налоговой инспекцией
  2. Проверьте корректность обороток
  3. Проверьте знание новшеств законодательства

1. Сверьтесь с налоговой инспекцией

Подготовка: распорядитесь, чтобы ваш главный бухгалтер взял сверку с налоговой инспекцией. Документ, который он получит, будет называться «справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам». Сверка делается электронно через ваш сервис сдачи отчетности в электронном виде. Или запрашивается лично в налоговой инспекции. Срок подготовки ответа налоговиками — 5 рабочих дней.

Проверка: посмотрите глазами на полученный документ. Если в ней есть минусы — это недоимка. Плюсы — переплата.

Однако, тут нужно учесть нюанс: правила ведения бухучета и правила начисления налогов в налоговой инспекции различаются.

Бухгалтер делает начисление последним днем квартала, а налоговая инспекция последним днем уплаты, но не раньше, чем сдана декларация — это может привести к разным цифрам в бухучете и в полученной справке. Давайте на примерах.

Пример 1

Сегодня 08 сентября 2016 года. У вас ООО на УСН. На сегодняшний день вы запрашиваете сверку и получаете ее 14 сентября. В вашем учете налог уже начислен и уплачен. В учете у хорошего главбуха на сегодняшний день должен числиться 0.

В налоговой инспекции еще нет вашей декларации за 2016 год, вы сдадите ее не ранее 1 января 2017 года.

Поэтому налоговая не знает, какие суммы у вас начислены, и не сможет посчитать недоимку и пени до момента сдачи декларации (но вот после сдачи проверит все до копеечки задним числом). Но все уплаченное в лицевой счет уже попало.

Следовательно, в сверке будет стоять переплата — сумма, уплаченная вами за 1 и 2 квартал 2016 года. Например, в 1 квартале вы заплатили 500 рублей, а во втором 1000. В сверке будет стоять 1500 рублей.

Расхождения: в бухучете 0, в справке переплата 1500. Это нормально.

Анализ результатов: бухгалтер должен знать правила попадания начисленных и уплаченных налогов в сверку (если нет, дайте ему прочесть мою статью). И должен объяснить каждую цифру из полученного документа от налоговиков.

Если там переплата 1500, а у вас УСН, то бухгалтер должен показать вам, что это сумма двух платежек.

Если же вместо этого ответы: «не знаю», или «они там что-то напутали» или «ой, это ерунда какая-то, так не должно быть» – бейте тревогу! У вас неполадки в лицевом счете, это ведет к недоимкам, пеням, которые списываются с расчетного счета без предупреждения.

Пример 2

У вас ООО на ОСНО. Вы микропредприятие с небольшим оборотом до 60 млн в год, платите НДС и налог на прибыль. Сегодня 8 сентября 2016 года. Налог на прибыль в бухучете начислен и уплачен. НДС начислен полностью, а уплачен либо тоже полностью, либо 2/3 от суммы налога.

Что должно быть в сверке: Налог на прибыль: 0

НДС: либо 0 (если платите по 1/3), либо переплата в размере 1/3 (если оплатили полностью).

2. Проверьте корректность обороток

Оборотка – это «оборотно-сальдовая ведомость» – основная ведомость бухгалтерского учета, основной регистр бухгалтерского учета. Это главнейшая ведомость, которая показывает, что у вас оприходовано в учете, как учет ведется и где косяки. На основании оборотно-сальдовой ведомости заполняется вся бухгалтерская отчетность. Чтобы проверить главного бухгалтера, обязательно нужно проанализировать оборотки.

Подготовка: попросите вашего бухгалтера распечатать главную оборотку с начала года до последнего закрытого периода. Сегодня 8 сентября 2016 года надо печатать оборотку за 1 полугодие (с начала года по 30.06.2016). Также желательно распечатать (или проанализировать с компьютера) оборотки по всем счетам внутри главной.

Проверка: посмотрите глазами на оборотку. Можно даже с экрана компьютера. Видите красные цифры (на компьютере) или минусы (в бумажном документе)? Это косяк. Бухгалтерский учет так придуман, что минусов быть не может. Все минусы отображаются в другой колонке с плюсом. Минусы – это неверное применение методологии учета.

Пример 3

Очень часто можно встретить минусы по счету 60 «расчеты с поставщиками». Счет 60 имеет два субсчета – один для авансов, другой для расчетов, в том числе по постоплате.

Некоторые бухи пренебрегают ведением счета авансов, «кидая» сразу все суммы на счет расчетов.

Или ошибка может возникнуть при проведении документов задним числом, при этом аванс превращается в постоплату, или наоборот, а перепровести базу 1С бухгалтер забывает.

Казалось бы, ну что такого в том, что неверно определено, аванс это поставщику или постоплата? А дело вот в чем: методика 1С заключается в том, что если ты все верно внесешь в программу, то программа сама правильно заполнит все отчеты.

1С почти никогда не ошибается (за редчайшим исключением), ведь на нее работает огромнейший отдел налоговых экспертов, методологов и программистов, — это доказано на практике, что 99% ошибок в 1С случаются из-за неумелой работы в ней.

Вы же не допустите человека, не умеющего работать, к пилораме, верно? Так и в бухгалтерии, не умеешь работать в 1С – иди учись! Итак, проблема в том, что, если при внесении данных вкрадывается ошибка сотрудника, отчеты автоматически могут не заполниться, или заполниться с ошибкой.

Теоретически, раньше (лет 10 назад) главные бухгалтеры не доверяли программе и проверяли отчеты вручную. Много вы знаете бухгалтерских специалистов в наше время, которые могут что-то сделать в учете вручную? Или чаще слышите «у меня машина так посчитала»? Так вот, залог успешной работы бухгалтера – не только знания (хотя знания — это важно), но и правильная работа в качественной бухгалтерской программе.

Экспресс-аудит

Руководителю компании обычно некогда заниматься проверкой бухгалтерских обороток. Есть хороший и недорогой выход – экспресс-аудит. Услуга «экспресс-аудит бухгалтерского учета» предоставляется многими бухгалтерскими и аудиторскими компаниями.

Некоторые предоставляют ее бесплатно (но будьте аккуратны – бесплатно означает, что вас привлекают на обслуживание, значит нужно найти как можно больше, и не факт, что это действительно ошибка).

Лучше обратиться за платной услугой, цены на нее колеблятся от 10 до 20 тысяч рублей за проверку.

3. Проверьте знание новшеств законодательства

За этот способ проверки некоторые коллеги меня «съедят», и будут правы. Конечно, проверять профессиональные знания специалиста должен другой, более квалифицированный специалист. Но что если такого нет? Мои советы подойдут и тем, кто хочет проверить квалификацию бухгалтера при приеме на работу.

Схема 1. Для мягких руководителей

Спросите своего бухгалтера: «А какие у нас сейчас новости в законодательстве, что изменилось». И дождитесь ответа. Если вы будете спрашивать регулярно, то бухгалтер подпишется на новостную рассылку и будет в курсе законодательства.

Схема 2. Для жестких руководителей

Подпишитесь на любую рассылку бухгалтерских новостей и, после ее получения, спросите у своего сотрудника: «А я вот тут читал, что с нового года кассы будут работать в режиме онлайн. Что ты об этом знаешь?».

Если главбух не дурак, он тут же подпишется на аналогичную рассылку и будет готов к вашим вопросам. Если нет, и из недели в неделю главный бухгалтер будет знать меньше вас, то ответ очевиден.

А что делать с таким бухгалтером, решайте сами.

Давайте подытожим. Как проверить бухгалтера на профпригодность самостоятельно? Сверьтесь с налоговой, проверьте бухучет, оцените знания. А если самостоятельно не хочется этим заниматься, то можно доверить проверку бухгалтера профессионалам. Опытные аудиторы проведут сверки и проверят лицевой счет, проверят учет и, если вы захотите, знания вашего бухгалтера.

Наступает время перемен, и бухгалтер должен им соответствовать!

Напишите нам, чтобы заказать экспресс-аудит вашей компании:

Источник: https://www.profdelo.com/blog/172-3-kak-proverit-bukhgaltera-3-legkikh-sposoba

Как предпринимателю проверить своего бухгалтера

Кто проверяет бухгалтерию предприятия?

представлено Б. Дабаевым

Каждый руководитель понимает, что для стабильной работы предприятия нужен высококвалифицированный бухгалтер, так как в бухгалтерском учете и российском налоговом законодательстве несведущему человеку разобраться практически невозможно. К тому же, время от времени предприниматели делятся друг с другом историями, как, например, директор компании случайно узнал о запущенности бухучета в своей фирме.

Как вовремя проверить работу бухгалтера, рассказал эксперт infpol.ru.

Арбитражный юрист, член Палаты налоговых консультантов России, консультант по налогам и сборам, специалист по договорному праву Бато Дабаев:

— Более всего под такую опасность подпадают небольшие предприятия, ведь руководство таких компаний осуществляется директором самостоятельно. Порою, директор не в состоянии своевременно проконтролировать качество работы бухгалтерского отдела. Иногда у него просто нет для этого необходимых знаний.

https://www.youtube.com/watch?v=aOFEqlTU6jY

Самая распространенная ситуация для бизнеса в нашем городе, когда срочно необходим бухгалтер и руководитель.

Пытаясь сэкономить, директор приглашает на работу неопытных бухгалтеров, родственников, «на которых можно положиться», в результате чего, отчетность может сдаваться нерегулярно, но в это — никто не вдается.

А то, что отчетность совершенно не отражает реальности, а сам учет не велся вообще, выясняется уже тогда, когда такой бухгалтер уходит с должности. В дальнейшем стоимость восстановления учета зачастую оказывается очень высокой.

Проведение аудиторской проверки. Безусловно, один из самых надежных способов проверки качества работы бухгалтера и всей компании. Однако на практике, аудиторская проверка — весьма затратное мероприятие, которое может себе позволить не каждая организация.

К примеру, аудиторскую проверку в нашем городе, вероятно, могут позволить крупные торговые сети. При этом возникает сложность в передаче на проверку всего огромного «пласта» документов. Также возникает проблема отсутствия доступных в Бурятии по ценовой категории и по качеству услуг аудитора.

Некоторых предпринимателей отпугивает аудиторская проверка раскрытием внутренней, конфиденциальной информации перед третьими лицами.

Конечно, если вы руководитель крупного предприятия и считаете подобные траты оправданными, то вызывайте аудиторов, и они проверят вашу бухгалтерию.

Если аудиторская проверка, на ваш взгляд — слишком дорогое мероприятие, попытайтесь проверить главного бухгалтера самостоятельно. Даже если вы далеки от бухгалтерской отчетности, существуют документы, содержащие сведения, которые вам как руководителю наверняка известны.

Читайте также  Подотчет какой счет в бухгалтерии?

Поэтому, давайте рассмотрим 7 простых способов контроля бухгалтера, которые можно применить уже сегодня.

Способ №1. Как проверить состояние расчётов с контрагентами?

Возьмите отчет о расчетах с контрагентами. Это документ, который наглядно демонстрирует, что должны вы своим поставщикам и что должны вам покупатели. Скорее всего, такие сведения известны вам не хуже, чем бухгалтеру. Поэтому вы с легкостью можете проверить достоверность бухгалтерских документов.

Руководителю рекомендуется раз в месяц (можно и раз в квартал) отслеживать задолженность контрагентов. Желательно, проверку проводить в начале и конце периода, когда произошло уменьшение или увеличение долга. По отдельным сделкам можно выборочно проверить документы – убедиться, что они в порядке. Выявленные недостатки послужат сигналом к более детальной проверке.

Способ №2. Как проверить движения денежных средств по расчетному счету?

Директору нужно убедиться в отсутствии «несанкционированных» платежей. Сейчас руководители очень осмотрительно относятся к ключу первой подписи. Но всё ещё остается практика, когда руководитель, желая освободить своё время, передаёт ключ напрямую бухгалтеру. В этом случае бухгалтер может отправить платежи не по тому каналу.

Иногда бухгалтер говорит, что ему необходим ключ для подготовки «платёжек». Сейчас в банке есть «технический» ключ. Он позволяет подготовить платёжку, посмотреть выписки и загрузить их в «1С». Но без подписи директора программа не отправит ни один платёж. Таким образом, можно останавливать сомнительные или непонятные платежи.

Сейчас налоговые органы имеют право напрямую из банка запросить движение по расчётным счетам. Поэтому важно, чтобы сходились все ключевые показатели, которые отправляются внешним контролирующим органам.

Способ №3. Как проверить кассу?

Для проверки кассы нужно запросить у бухгалтера кассовую книгу. Она у него должна храниться в распечатанном виде. И «минуса» в кассе быть не должно ни при каких обстоятельствах.

Способ №4. Как проверить склад?

Склад проверяется не по фактическому наличию на нём товара, а по учёту. Обороты можно отдать на откуп бухгалтеру, а вот остатки по товарам и материалам следует проверять.

Попросите у бухгалтера отчет по остаткам на складе и первичные документы. Подсчитайте суммы, указанные в приемных накладных и документах по отгрузке. Это даст вам некоторое представление об организации складского учета и своевременности заполнения документов бухгалтером.

Полученные результаты также отразятся в бухгалтерском балансе, который потом идёт в налоговые органы.

Любые непонятные вам расхождения в этих значениях говорят о наличии проблем.

Способ №5. Как проверить расчёты по налогам?

Самый быстрый способ — это взять сверку в налоговой инспекции. Руководитель может без ведома бухгалтера с паспортом сходить в налоговую инспекцию по месту учета и запросить справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. У налогового инспектора можно спросить откуда и когда образовалась переплата или недоимка в данной справке. С этими же вопросами можно обратиться к бухгалтеру для разъяснения.

Чтобы избежать потерю времени в налоговой, можно подключится к личному кабинету налогоплательщика и не вставая с рабочего места руководитель может проверить сданные декларации с начисленными суммами налогов и оплату налогов.

Способ №6. Как проверить качество оприходования и учета товарно-материальных ценностей?

Для контроля оприходования товарно-материальных ценностей, ознакомьтесь выборочно с документами по приобретению товара и других ценностей. При осмотре документации вам следует обратить внимание на наличие следующих фактов:

  • наличие реквизитов сторон;
  • указание материально ответственных лиц, которые оприходуют ценности;
  • наличие оригинальных подписей ответственных лиц за оприходования ценностей;
  • наличие визирования документа соответствующими отделами вашей компании;
  • наличие печатей сторон.

Если вы обнаружите документы, оформленные без обязательных реквизитов и принятые в учет бухгалтерией, это будет свидетельствовать, что контроль ценностей не достаточен или отсутствует.

Способ №7. Как выявить существуют ли «хвосты» в бухгалтерии вашей компании?

В бухгалтерии не всегда можно спрогнозировать затраченное время на обработку того или иного документа. А потому, если бухгалтер что-то не успевает, он оставляет менее важную работу на потом. А в первую очередь выполняет ту, которая непосредственно связана с подготовкой отчетности.

Несомненно, самая первоочередная работа бухгалтера — это составление отчетности, а все остальное менее значимое. И та работа, которая осталась невыполненной, остается на тот момент, когда отчетность сдана, нет «горячки» и в наличии есть спокойное время до начала следующего налогового месяца.

Человеческая природа такова, что дела, оставленные на потом, очень часто превращаются в «хвосты». А «хвосты» имеют свойство накапливаться. О результатах такой ситуации можно только догадываться.

Рекомендуем вам проверить документацию, которая в первую очередь попадает в разряд «хвостов». К такой документации относятся: сведения по начислению зарплаты, табеля учета рабочего времени, авансовые отчеты.

Предложите вашему бухгалтеру показать последние распечатанные и подписанные вами документы. Если документация не оформлялась более чем за один месяц, то ваша бухгалтерия имеет видимые «хвосты» и их следует немедленно устранять.

Как видим, для того чтобы выявить потенциальные проблемы работы компании, директор может самостоятельно проконтролировать работу бухгалтерии, выделив для этого всего несколько часов своего времени.

Пусть данный контроль не даст стопроцентного ответа о нарушениях в цифрах, но он позволит оценить работу бухгалтерии в целом и может стать отправной точкой для принятия соответствующих решений.

Также просьба прислушаться к народной поговорке «Доверяй, но проверяй». Эти слова, не потеряли актуальность и по сей день.

Читать далее

Источник: https://www.infpol.ru/101036-kak-predprinimatelyu-proverit-svoego-bukhgaltera/

С чего начинается бухгалтерская проверка?

Кто проверяет бухгалтерию предприятия?

Ах, как же не хочется о плохом!

Но эту поучительную историю я решила рассказать для того, чтобы этого самого плохого в нашей бухгалтерской жизни было хоть чуть-чуть меньше. А может быть и не было совсем….

Замечательный утренний день. И даже  сладкое воспоминание о проведенных выходных и  предстоящая утомительная рабочая неделя не испортили начала рабочего дня. В офисе пахло кофе, коллеги, обмениваясь свежими впечатлениями, радостно суетились, включая компьютеры и настраиваясь на рабочий лад.

Трудовая инспекция всегда начинает проверку с запроса документов по перечню.

Как вдруг радостную ауру встречи разрезал звонок.

«Надо бы поменять мелодию звонка!-подумала я. Звучит уж очень тревожно!»

Подумала-и не ошиблась. звонок действительно изменил все мои дневные планы.

—  Алло, Елена Юрьевна! Здравствуйте! Это Катя! Ну помните, которая у Вас работала?!! У меня беда!

Катя? Голос был до боли знакомый, но я сразу не сообразила, что это моя одна из самых талантливейших работников, которая начинала с кассира, а потом, целеустремленно и настойчиво осваивая профессию бухгалтера, выросла до заместителя бухгалтера одной из крупных компаний, а теперь метила на место главного.

— Ах да, Катя! Здравствуйте.  Что случилось?

— У нас проверка!!! Трудовая инспекция!!! Говорят, что документооборот не соответствует требуемому. Штрафы обещают космические!

Всегда уравновешенная, предупредительная, очень педантичная к своим обязанностям, девушка не справлялась с эмоцией, и тогда я поняла, что надо спасать.

— Катя, не волнуйтесь,- я старалась говорить, как можно спокойнее,-скажите проверяющим, что все соответствующие регламенту документы в вашей компании есть, просто сейчас они находятся на проверке и доработке у юристов, и завтра утром будут ими представлены.»

— Спасибо, спасибо. Да, конечно, а что потом?!!

— А потом, Вы соберетесь и приедете ко мне для окончательного решения вопроса.

Мне показалось, что вместе с выдохом, Екатерина испустила дух, такая мертвая тишина наступила на другом конце провода.И лишь через минуту она произнесла:

— Еду.

Дальше хочется написать, как в русской сказке

ПРОШЛИ ГОДЫ….

Шучу, конечно. К вечеру этого дня мы все вместе изготовили все недостающие документы для трудовой инспекции. А заодно и смоделировали приход все остальных проверяющих органов, которых на сегодняшний день развелось ой как много. Смоделировали и сразу же провели инвентаризацию имеющихся документов, для того, чтобы и там создать недостающие.

И когда день закончился, я решила, что сложившаяся ситуация является для меня обязывающим поводом написать статью.

Статью о том, какие же документы должны быть на ЛЮБОМ функционирующем предприятии для того, чтобы главного бухгалтера не лихорадило также, как нашу очаровательную героиню.

ИТАК 

Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в тех или иных ситуациях, – невозможно. Но перечислить основные документы вполне реально, и, думаю, такой список подойдет для большинства компаний.

Корпоративные документы

1.Устав ( последняя редакция) . Причем предыдущие редакции желательно тоже хранить. Если Устав утерян, то необходимо обратиться  с заявлением в налоговую выдать его копию.

2. Учредительный договор, составленный в соответствии со статьей 89 ГК РФ

3. Протокол или решение о создании ООО

4. Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества

5. Список участников ООО

6. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме № Р51003 (или более старое)

7. Уведомление или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

8. Листы записи ЕГРЮЛ по форме № Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ

9. Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность

10. Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя

11. Информационное письмо Росстата (коды статистики)

В Москве его можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx.

Документы, подтверждающие адрес организации

Если помещение принадлежит самой организации

  1. Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
  2. Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение арендуется

  1. Договор аренды
  2. Акт приема-передачи помещения
  3. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем

Если помещение является местом жительства руководителя

  1. Гарантийное письмо от собственника
  2. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником
    Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Документы по основной деятельности

  1. Лицензии и разрешения
    Их необходимо хранить даже после истечения срока годности для доказательств и обоснованности в действующий период.
  2. Подтверждение того, что компания является членом специализированной СРО
    Это только в том случае, если компания состоит в СРО.

  3. Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам
    Это касается в основном организаций, которым эти допуски необходимы для осуществления деятельности. Хранятся также после истечения срока действия.
  4. Уведомления о начале деятельности
    Если того требует закон.

  5. Документы о внесении в Торговый реестр
    Для компаний, осуществляющих поставки товаров.
  6. Документы на ККТ и договоры на их обслуживание

Кадровые документы

  1. Трудовые книжки всех работников
  2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  4. Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями
  5. Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
    Все нормативные документы (Приказы, Положения, Акты, принятые в организации) должны быть доведены до сведения сотрудников. Это можно сделать разными способами:

а) Получение росписи сотрудника на самих документах ( обычно делается в случае, если в организации маленькая численность сотрудников);б) прикрепление листа ознакомления непосредственно к нормативному документу, с которым сотрудники ознакомлены;

в) ведение журнала ознакомления в случае, если большой штет и количество документов для ознакомления сотрудников велико.Штатное расписание (форма Т-3)

6. Штатное расписание предусмотрено статьями 15 и 57 ТК РФ. Формально, организация не несет административной  ответственности за его отсутствие, но на практике Трудовые инспекции его все же требуют.

       7. Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)

Читайте также  Должности в бухгалтерии по классификатору

На основе такого табеля рассчитывается зарплата работника, кроме того, он является основным документом, фиксирующим присутствие или отсутствие сотрудника на работе, поэтому он так же считается обязательным.

       8. Правила внутреннего трудового распорядка. Предусмотрены статьями 189 и 190 ТК РФ. Обязательно должны быть у всех работодателей.

      9. Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение). Предусмотрен статьями 87 и 88 ТК РФ. Обязательно должен быть в организации. Желательно принимать такое положение в связке с другими документами по персональным данным и, в связи с размерами штрафов за нарушение законодательства о персональных данных, желательно поручить разработку специалистам.

   10. График отпусков (форма Т-7) и уведомления о начале отпуска

Их можно вести электронно, в формате Exel или в программе 1С.
Уведомления же о начале отпуска сотрудника необходимо распечатывать в 2-х экземплярах, один из которых вручать сотруднику. а второй хранить в документах с отметкой сотрудника  о получении.

  11. Личные карточки (форма Т-2)

  12. Приказы и распоряжения. Это самые важные документы, которые хранятся в организации 75 лет.

  13. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.). Эти документы приобретают важность только  в том случае, если на их основании формируются приказы или распоряжения.

Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений и, крайне желательно, журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров.
Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

  1. Это бухгалтерские документы, но Трудовая инспекция очень любит проверять их наличие. И не только за текущий год.

  14. Документы по аттестации рабочих мест.

  1. Все больше и больше входят в кадровый документооборот, как регламентированный сегмент. С 2015 года обещают штрафовать усиленно за отсутствие аттестации.
  2. Согласно статье 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ №590н от 12.12.2013).

  15. Документы по охране труда.

  1. Это огромный перечень документов и составить его в случае, если производство требует соблюдения особых нюансов, думаю, будет трудно. Поэтому всегда рекомендую использовать  услугами аутсорсинговых специализированных компаний. Так как неучтенные пункты таких документов могут не только обострить взаимоотношения с Трудовой инспекцией, но и явиться причиной спора с сотрудником в случае возникновения зависимых ситуаций.

 Документы, которые не обязательны, но их наличие все же  приветствуется:

  1. Коллективный договор
    Если хотя бы один! сотрудник изъявил желание подписать коллективный трудовой договор, то его наличие в организации становится обязательно.
  2. Положение об оплате труда и премировании
    Любое премирование должно быть закреплено этим документом. Строго говоря, необходимо следить, чтобы выплаты сотрудникам  были регламентированы  Внутренними Нормативными Актами предприятия (  Это могут быть Приказ, Трудовой договор, Положение).Отсутствие указания размеров, сроков и особенностей при выплатах сотрудникам является причиной многих разногласий с Трудовой инспекцией.
  3. Должностные инструкции
    Обязательны, если информация об обязанностях сотрудника не полностью указана в Трудовом договоре.
  4. Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
  5. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы
    Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
  6. График сменности
    Критично необходим, если работа сменная.
  7. Положение о коммерческой тайне 
    Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. Положение должно четко описывать круг сведений входящих в коммерческую тайну и обязательно устанавливать правила, обеспечивающие сохранность такой тайны.
  8. Особые списки: К ним относятся а) списки несовершеннолетних работников б) списки работников-инвалидов;

в) списки беременных работниц;
г)  женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
д) одиноких матерей;
е) лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
ж) работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
з) работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам
Удивительно, но к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере.

      9. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников 

При наличии таких работников – обязательны.

Штрафы при проверке трудовой инспекцией иногда непосильны для компании.

Хочется вспомнить состояние нашей героини, которая может быть не знала или не придавала значения всей сложности ситуации, связанной с проверкой и штрафами по ее окончанию.  Зная Катерину, думаю, что не догадывалась

Зато теперь, уверена, что она  будет действовать наперед.

К проверке нужно быть готовым. Всегда. Думать и знать-две разные вещи. Так вот в отношении с проверяющими органами, необходимо ЗНАТЬ. Так как цена незнания слишком высока. Хотя, всегда можно найти альтернативу-обратиться в компании, которые занимаются непосредственно составлением подобного рода документов и несут ответственность за  правильность их составления.

P.S. Кстати, надеемся, что у Вас уже есть в арсенале наша инструкция по проверке налоговых рисков в компании. Если нет, то настоятельно рекомендуем получить ее и проверить свою организацию, чтобы устранить главные риски до прихода налоговых инспекторов.

Ну а мы всегда к Вашим услугам ALENVIK FINANCE  и я 

Источник: http://alenvik.ru/proverka_trudovoy_inspeksi/

Как контролировать бухгалтера руководителю

Кто проверяет бухгалтерию предприятия?

Бухгалтер – это один из ключевых сотрудников в любой компании. Если рядовой специалист допустит ошибку, могут возникнуть проблемы с партнерами или покупателями. Однако если ошибку допустит бухгалтер, возникнут претензии со стороны контролирующих органов.

Это может привести к наложению административной и даже уголовной ответственности и даже к закрытию фирмы. По этой причине работу бухгалтера нужно контролировать.

Для этого используется аудит, однако это затратное мероприятие, а потому актуально оно не во всех случаях.

Способы контроля деятельности бухгалтера

Частая причина действительно серьезных кризисов в компании – безграничное доверие руководителя к бухгалтеру. Даже если оно основывается на рекомендациях знакомых, это не является панацеей.

Мнение других людей может быть необъективным. Иногда руководитель контролирует часть бухгалтерских дел, но и в этом случае он видит только часть картины.

Возможен ли эффективный контроль деятельности бухгалтера? Да, и в этом помогут следующие инструменты.

Проверка статуса расчетов с партнерами

Руководителю нужно удостовериться в том, что бухгалтер фиксирует все поступления, траты и выплаты. Они должны быть зарегистрированы и правильно отражены. Все выплаты при качественной работе осуществляются в полном объеме и вовремя. Все операции должны быть подтверждены первичными документами.

Руководитель должен следить за долгами контрагентов.

Нужно создать отчет о долгах в программе «1С» в разделе «Руководителю». Таким образом можно получать сведения о взаиморасчетах на протяжении отчетного периода, изменении размера долга.

Нужно также отслеживать состояние отработанных и неиспользованных авансов. Для экономии времени следует выборочно проверять «первичку». Если обнаружатся ошибки, проводится расширенная проверка. Также, для того чтобы сэкономить время, управленец должен знать, на что именно обращать внимание. Первоочередные детали – это старые задолженности, а также контрагенты, вызывающие вопросы.

Через «1С» можно проверить партнеров. В частности, проверяется актуальность КПП. Если он недействителен, это обозначает процесс ликвидации компании. Если размещены бумаги, по которым есть вопросы, они будут выделены красным.

Подобное выделение обозначает процесс реорганизации компании-контрагента или неверное указание реквизитов. Также компания может не состоять в реестре налоговой.

Для чего нужна такая проверка? Если у фирмы есть платежи в адрес недействующего партнера, при направлении декларации по НДС придет требование о проверке операций. Если ничего не будет проверено, компании выписывается штраф.

Контроль над движением средств по расчетному счету

Руководитель должен удостовериться в том, что отсутствуют сомнительные платежи. Они возможны тогда, когда ключ первой подписи, для экономии времени, передан бухгалтеру.

Сомнения платеж вызывает в том случае, если он отправлен по неясному каналу. Передача ключа бухгалтеру иногда приводит к курьезным ситуациям.

Самый яркий пример – перевод средств со счета фирмы на счет самого бухгалтера, обоснованный тем, что специалист мало получает.

На завершение отчетного времени требуется проверить в «1С» остаток по счету. Важно, чтобы все показатели сходили.

Важно это потому, что налоговая может запрашивать информацию о движении средств по счету прямо у банковского учреждения.

Если банк не предоставит запрашиваемые сведения, он понесет ответственность на основании пункта 2 статьи 86 НК РФ. Руководителя также может заинтересовать поступление средств, приход которых не ожидался.

ВАЖНО! Не всегда сторонние поступления – это хорошо. Иногда они могут свидетельствовать о махинациях со стороны руководителя.

Проверка кассового аппарата

Наиболее часто ошибки (намеренные или ненамеренные) встречаются при операциях при работе с наличными. Очень часто деньги тратятся в один день, а подтверждающие документы готовятся «задним числом».

Если доступ к кассовому аппарату имеют сотрудники помимо уполномоченных лиц, средства могут браться в долг и не возвращаться. Контроль над кассой важен еще и потому, что она проверяется представителями налоговой.

Если будут обнаружены недочеты, назначаются большие штрафы (от 40 000 рублей).

Для того чтобы проверить кассовый аппарат, нужно взять в бухгалтерском отделе кассовую книгу. Существенным недочетом является образование «минуса» в кассе, поэтому его нельзя допускать. Если кассовый разрыв погашается за счет личных средств руководителя, должен быть оформлен договор займа. Отсутствие его считается существенным недочетом.

Проверка склада

Склад нужно сверять с учетными данными. Ведением оборотов может заниматься исключительно бухгалтер, однако остатки ценностей обязательно проверяются руководством. Насторожить должны отрицательные остатки. Распространенные ошибки: материалы приобретаются и не списываются или списываются не полностью.

Контроль соблюдения законодательства

Для изучения законов о бухучете нужно много времени. Однако можно пойти более простым путем. Обнаружить нормативные недочеты можно с помощью самой программы «1С». Технические ошибки обнаруживаются посредством экспресс-проверки.

Находится она в разделе «Отчеты». Также программа позволяет обнаружить счета с отрицательными остатками. Она сообщает о нарушении лимитов. Еще одно направление автоматической проверки – правильная последовательность кассовых ордеров.

Контроль денег

Для обеспечения контроля над средствами нужно регламентировать процесс снятия и перевода денег. В частности, нужно установить необходимость проставления подписи руководителя при любых операциях со средствами.

Если счет подсоединен к клиент-банку, имеет смысл ввести систему подтверждения, предполагающую два шага: первый ключ принадлежит бухгалтеру, а второй – руководителю. При формировании платежа подпись сначала ставит бухгалтер, а потом – руководитель.

Ключи находятся на флешке. Нужно следить за ее сохранностью.

К СВЕДЕНИЮ! Некоторые банковские учреждения предлагают дополнительную услугу – подтверждение всех операций руководителем с помощью смс-пароля. Такая форма подтверждения займет минимум времени. Если расчеты ведутся по корпоративной карте, имеет смысл установить по ней лимит расходования.

Контроль отчетности

Отчетность сдается в установленные сроки. В обратном случае на компанию будет наложена ответственность. Кроме того, фирма будет поставлена на особый учет налоговой.

Распространенная практика нерадивых бухгалтеров – подача неполной отчетности с последующим направлением уточняющего документа. Актуально это в том случае, если бухгалтер не успевает сдать полную отчетность своевременно.

Подобные действия не предполагают наложение штрафов, однако налоговая будет особенно внимательна к фирмам, применяющим такую практику.

Для предотвращения негативных ситуаций руководитель должен проверять отчетность. Отправляется этот документ только после того, как на нем проставлена подпись управленца.

Контроль налогообложения

Для проверки правильности ведения налогового аспекта нужно наладить работу в компании таким образом, чтобы сведения о начисленных налогах предоставлялись руководителю своевременно. Желательно, чтобы они были предоставлены за 2-3 недели до сдачи документации в налоговую. Ежегодно производится сверка взаиморасчетов с налоговой.

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/kak-kontrolirovat-buhgaltera/